Tutkimuksiin liittyvät sopimukset, henkilöstöhallinto
Ulkopuolisella rahoituksella toteutettavat tutkimukset
Ulkopuolisella rahoituksella toteutettavista tutkimuksista tehdään aina tutkimussopimus rahoittajan tai toimeksiantajan, sekä Keski-Suomen hyvinvointialueen välillä. Tarvittaessa sopimus laaditaan Keski-Suomen hyvinvointialueella. Usein rahoittaja tai toimeksiantaja, erityisesti lääke- ja laitetutkimuksissa, laatii sopimuksen tutkimus- ja rahoitussuunnitelman sekä tutkimusasiantuntijalta saamiensa yhteys- ja tilitietojen pohjalta, minkä jälkeen tutkimuksesta vastaava henkilö tarkistaa sen oikeellisuuden.
Tutkimussopimuksen tulisi sisältää:
- tutkimuksen nimi (myös lyhyt nimi)
- sopimuksen osapuolet: tutkimuksen tilaaja/toimeksiantaja ja tutkimuksen toteuttajat (yhteyshenkilö/t)
- sopimuksen kohde
- sopimuksen tausta ja tarkoitus
- vastuuhenkilöt
- vastuut ja työnjaot
- korvaukset ja niiden suorittaminen
- aikataulu
- vakuutukset
- alihankinta
- tausta-aineiston omistus- ja käyttöoikeudet
- tutkimuksessa syntyvät tiedot ja tulokset
- tutkimusrahoituksella hankittu omaisuus
- julkaiseminen
- salassapito
- arkistointi ja hävittäminen
- sopimuksen voimassaolo
- vastuut ja päättyminen
- ilmoitukset
- osittainen pätemättömyys
- sopimuksessa sovellettava laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen
- sopimus ja sen lisäykset
- mahdolliset sopimukset sisäisten palvelujen ja Fimlab – liikelaitoksen kanssa
- allekirjoitukset.
Lisäksi sopimukseen on kirjattava Keski-Suomen hyvinvointialueen puolesta talousvastuussa oleva tutkimuksen vastuuhenkilö sekä laskujen/tositteiden hyväksyjä ja taloudelliseen raportointiin liittyvät ajankohdat ja raportointitapa.
Lääke- ja laitetutkimuksissa tutkimusasiantuntija lukee alustavan sopimuksen läpi ja kommentoi sitä tarvittaessa, minkä jälkeen sopimus voidaan laatia valmiiksi. Sopimuksesta laaditaan kaksi alkuperäistä kappaletta. Ennen sopimuksen allekirjoittamista tutkimuksesta vastaavalla henkilöllä tulee olla hyväksytty Keski-Suomen hyvinvointialueen tutkimuslupa, jonka myöntää johtajaylilääri. Hyvinvointialueen puolesta sopimuksen allekirjoittaa tietojohtaja. Lisäksi sopimuksen allekirjoittavat tutkimuksesta vastaava henkilö, päätöksentekijä sekä rahoittajan edustajat. Tutkimusasiantuntija koordinoi sopimusprosessia yhdessä tutkimuksesta vastaavan henkilön ja rahoittajan/toimeksiantajan kanssa.
Tutkimuksesta vastaavat henkilöt ja/tai rahoittajat voivat tehdä ns. sisäisiä sopimuksia mm. sairaala-apteekin, radiologian sekä kliinisen fysiologian ja neurofysiologian yksiköiden kanssa. Näihin yksiköihin tulee olla yhteydessä jo tutkimusta suunniteltaessa, koska niiden resurssit osallistua ulkopuolisiin tutkimuksiin ovat rajalliset. Sisäisistä palvelusopimuksista tulee olla erillinen maininta varsinaisessa sopimuksessa sekä sovitut hinnat toteutuksesta. Fimlab-liikelaitoksen kanssa tehdään aina erillinen sopimus, josta laitetaan maininta sopimukseen sekä toimitetaan kopio tutkimusasiantuntijalle. Nämä sopimukset hyväksytään samalla, kun varsinainen tutkimussopimus allekirjoitetaan.
Keski-Suomen hyvinvointialueen omistamien aineistojen (esim. henkilöstökyselyt, erillisrekisterit) käytöstä ulkopuolisessa tutkimuksessa tulee laatia sopimus Keski-Suomen hyvinvointialueen ja ulkopuolisen tahon/tutkijan kanssa. Allekirjoittajina toimivat vastaavat henkilöt kuin ulkopuolisen rahoituksen tutkimuksissa. Sopimuspohja voidaan laatia yhteistyössä Keski-Suomen hyvinvointialueen ja ulkopuolisen tahon kanssa.
Tutkimusasiantuntija tallentaa tutkimussopimukset Cloudia -sopimusrekisteriin.
Tutkimukseen liittyvät työsopimukset, henkilöstö
Tutkimusvapaat tai tutkimukseen palkattavien henkiköiden työsopimukset hoidetaan tutkimuspalveluiden kautta. Tutkijan tulee ilmoittaa tutkimusvapaa/työsopimuksen jatko/uusi työsopimus vähintään 3 viikkoa ennen ajateltua aloitusajankohtaa. Mikäli tutkimusjakson yhtäjaksoinen pituus on alle 2 viikkoa ja henkilö on työsuhteessa hyvinvointialueelle, työsopimuksen muutos tehdään kirjanpitotilille, erillistä työsopimusta ei silloin lähetetä.
Tutkijan palkka on sama kuin normaalityössä. Tutkimusvapaan aikana ei voi pääsääntöisesti päivystää, jos päivystää, tulee tutkijan itsensä huolehtia päivystyskorvauksen kirjaamisesta oikealle tilille (jos ei huolehdi, päivystyskorvaus maksetaan tutkijan omalta apurahalta). HUOM! HR:n uuden ohjeen mukaan, tulee päivystyskorvauksen kohdentamisesta ilmoittaa sähköpostitse HR.LS@hyvaks.fi vaikka päivystys ei osuisi tutkimusjaksolle, esimerkkinä tutkija on tutkimusvapaalla 1.3.-15.3. ja päivystää 20.3. niin maaliskuun osalta päivystyskorvaus kohdentuu 1.3. alkaneelle tutkimusprojektille.
Keski-Suomen hyvinvointialueella otetaan 12.2.2025 alkaen käyttöön työsopimusten, virkamääräysten ja palkanmuutosten sähköinen allekirjoitus.
Sähköinen allekirjoitus edellyttää sitä, että työntekijän yksityinen sähköpostiosoite tallennetaan työntekijän tietoihin sopimuksella. Niin vakituinen kuin määräaikainenkin työntekijä voi tallentaa yksityisen sähköpostiosoitteensa myös itse henkilöstöportaalissa, jolloin se on valmiina käyttöä varten.
Sähköisestä allekirjoituksesta lähtee sähköpostiviesti sekä työntekijälle että esihenkilölle. Allekirjoitusten jälkeen työntekijä saa turvapostilla pdf-tiedoston sopimuksesta sähköpostiinsa. Lisäksi sopimukset ja palkkamuutokset tallentuvat sähköiseen arkistoon.
Sähköisen allekirjoituksen ohje löytyy Polku-intrasta sivulta Henkilöstöportaali (SAP).
Lomat haetaan henkilöstöportaalista normaalin käytännön ja ohjeistuksen mukaisesti. Mikäli työsuhde päättyy tutkimusvapaajaksolla, on lomat pidettävä pois ennen työsuhteen päättymistä. Lisätietoja intranetistä.
Tutkimukseen palkattavien ulkopuolisten työntekijöiden perehdytyksestä vastaa tutkimuksen päätutkija tai hänen valitsemansa henkilö Perehdytysmateriaali on intrassa.
Sairauslomasta henkilön tulee ilmoittaa TKKI-päällikölle. Lisätietoja voi kysyä tutkimusasiantuntijoilta.
VTR -rahoituksen osalta on oma sopimuskäytäntö
VTR-rahoituksen käytössä noudatetaan PSHVA:n tiedepalvelukeskuksen ohjeita. Mikäli saat VTR-rahoituksen, toimita tutkimussuunnitelma ja rahoitussuunnitelma tutkimusasiantuntija Kirsi Pylvänäiselle. Mikäli kyseessä on uusi tutkimus, tulee tutkimukselle hakea tutkimuslupa ennen sen käynnistymistä.