Keski-Suomen hyvinvointialueella kaikille ulkopuolisen rahoituksen tutkimuksille annetaan koodattu projektinumero, jolla ne rekisteröidään. Projektinumeron avulla tutkimuksia voidaan seurata koko tutkimusprosessin ajan.

Ulkopuolisella rahoituksella toteutettavissa lääke- ja laitetutkimuksissa tutkimusasiantuntija pyytää projektinumeroa ns. tositekäytännöllä kirjanpidosta, kun katelaskelma, tutkimussopimus ja tutkimuslupa ovat kunnossa. Tutkimusasiantuntija huolehtii tiedon tarpeellisille tahoille. Projektinumeron saatuaan tutkija voi aloittaa tutkimuksen. Lääke- ja laitetutkimusten projektinumerokoodi on Fxxx.

VTR – rahoituksella toteutettavissa tutkimuksissa tutkimusasiantuntija huolehtii hyväksytyille tutkimuksille projektinumeron, jonka koodi on Bxxxx.

Kaikille tutkimuksille voidaan tarvittaessa antaa erillinen rahoitusnumero laskutusta varten.

Tutkimuksesta vastaava henkilö huolehtii siitä, että rahoitussuunnitelmassa ja katelaskelmassa sekä sopimuksessa sovitut laskutukset tehdään ajallaan sovittuun paikkaan. Laskutusta varten tutkimuksesta vastaavan henkilön on ilmoitettava tutkimusasiantuntijalle projektinumero, laskutustiedot (laskutettavat kustannukset ja laskutusperuste, kuten toteutuneet potilaskäynnit, tehdyt tutkimukset, palkat/palkkiot ym.), jollei toimeksiantaja tee sitä itse. 

Tutkimuksesta vastaava henkilö lähettää tiedon laskutuksesta ja lisätyöstä siihen erikseen laadituilla lomakkeilla, joihin liitetään tarvittavat selvitykset (esim. CRF (potilaskäynnit, määrä), lisätyöilmoitus + flexim-lista)  tarkastettavaksi tutkimusyksikköön, josta ne toimitetaan TTK-yksikön esimiesten hyväksynnän jälkeen Monetran myyntilaskutukseen tai palkkoihin.  FIMLAB-liikelaitoksen kanssa tehdään erillinen alihankintasopimus, jonka mukaan tutkimusasiantuntija laskuttaa toimeksiantajaa.

Tutkimuksesta vastaavan henkilön tulee seurata säännöllisesti, kuinka paljon rahaa kuluu ja mihin, jotta rahoitussuunnitelma tai katelaskelma ei ylittyisi. Tutkija voi olla myös yhteydessä tutkimusasiantuntijaan ja kysyä häneltä tutkimuksen rahoitustilannetta. Tämä koskee kaikkia rahoitusmuotoja lukuun ottamatta apurahalla tehtävää tutkimusta, josta tutkija vastaa itse.

Tutkimuspotilaille maksettavat korvaukset

Tutkimuksesta vastaavan henkilön velvollisuutena on pitää kirjaa reaaliaikaisesti potilaittain ja päivämäärittäin toteutuneista tutkimuskäynneistä. Tutkimuskäyntien laskuttaminen ja raportointi tutkimuksen etenemisestä perustuvat kirjaamiseen. Jos potilas saa sairaanhoidollista palvelua ja samalla osallistuu lääke- tai muuhun kliiniseen tutkimukseen, häneltä peritään asiakasmaksuna asetuksen mukainen palveluun liittyvä maksu.

Pelkästään tieteellisen tutkimuksen vuoksi tehtävästä käynnistä ei peritä maksua potilaalta eikä siitä tehdä kuntalaskua, sillä tutkimuksen tuloilla tulee kattaa tutkimuksen aiheuttamat todelliset kustannukset. Tämä tulee merkitä selkeästi potilaan asiakirjoihin, jotta tutkimuskäynnit laskutetaan ulkopuoliselta rahoittajalta. Näiden potilaiden matkakustannuksia ei sairaala korvaa. Jotta tutkimuspotilas saa tutkimukseen liittyvät matka- ja muut kulut korvatuksi, tulee korvaukset olla sovittuna tutkimuksen rahoitussopimuksessa. Tällöin tutkimuspotilas laskuttaa kulut tutkimusprojektilta.

Tutkittavalle suoritettavista korvauksista on säädetty sosiaali- ja terveysministeriön asetuksella (82/2011).

Tulojen ja menojen seuranta

Tutkimusprojektin tulojen ja menojen seuranta tapahtuu Talousyksikössä ja Monetran kirjanpidossa projektinumerolla. Projektinumeroa on käytettävä kaikessa tutkimusprojektin maksuliikenteessä. 

Tutkija ei voi käyttää ulkopuolista rahoitusta ennen kuin tarvittavat luvat ovat kunnossa. Sopimuksessa ja katelaskelmassa suunniteltuja rahoituksen kohteita, kuten palkkioita, ei voi muuttaa toiseksi tutkimuksen aikana eikä tutkimusrahoitusta voi käyttää enää tutkimuksen päätyttyä kuin erillisellä suunnitelmalla. Tutkimusasiantuntijalta voi tarkistaa tutkimusrahoituksen tilanteen ja mahdollisuudet käyttää sitä muuhun tutkimustarkoitukseen.

Kaikki Keski-Suomen hyvinvointialueen tieteellisen tutkimustyön rahaliikenne hoidetaan sairaalan tilien kautta sekä talousosaston ja tutkimusyksikön valvonnassa. Poikkeuksen muodostavat ainoastaan ne rahoittajat (mm. Yrjö Janssonin säätiö), jotka ovat erikseen päättäneet järjestää myöntämänsä rahoituksen säätiön omien tilien kautta, jolloin kirjanpito ja rahaliikenne kulkevat tutkimuksesta vastaavan henkilön ja säätiön kautta.

Valtion tutkimusrahoituksella (VTR) tehtävissä tutkimuksissa on oma ohjeistuksensa laskutuksen osalta.

• Tieteellisen tutkimuksen lisätyöilmoitus

Voit toimittaa allekirjoitetun lomakkeen värillisenä skannauksena tutkimuasiantuntijoille)

• Tutkimuspotilaan matkalaskutuslomake ja liite

Tutkimushenkilöstön palkat, palkkiot, korvaukset ja esteellisyysseikat

Tutkimukseen palkattavalle henkilökunnalle maksetaan palkkoja ja korvauksia tutkimussopimuksen yhteydessä sovitulla tavalla, yleensä tutkija saa samaa palkkaa kuin mitä omassa työssään saisi. Päätoimisesti palkattavalle henkilökunnalle maksetaan virka- ja työehtosopimuksen ko. ammattiryhmän nimikkeen mukaista tehtäväkohtaista palkkaa ottaen huomioon tehtävän vaativuus. Palkoista perittävät henkilösivukulut maksetaan tutkimuksen kustannuspaikalta. Säännöllisenä työaikana tehdystä työstä ei makseta erillisiä korvauksia.

Tutkimusvapaat ja tutkimusryhmään palkattavien henkilöiden tiedot tulee ilmoittaa vähintään 2 viikkoa ennen työsuhteen tai tutkijavapaan alkamista. Tiedot lähetetään tutkimusasiantuntijalle. Jos olet työsuhteessa hyvinvointialueelle ja haluat pitää tutkimusvapaata ÄLÄ hae portaalista vapaata ettei palkanmaksu katkea tutkimusvapaan aikana!

Mikäli tutkimussopimuksessa ei ole erikseen mainittu työajasta, noudatetaan hyvinvointialueen työaikamuotoja. Ellei tutkimus vaadi viikonloppu- ja yötyötä, niin työaikamuoto on yleistyöaika (38,75 h/vk). Tutkimusasiantuntija valmistelee kaikkien hyvinvointialueelle palkattavien tutkijoiden ja aputyövoiman työsopimukset tai virkamääräykset tutkimusrahoituksien osalta. Tutkimuksesta vastaava henkilö huolehtii tutkimushenkilöstön työsuhteen edellyttämien asiakirjojen ja lupien kuntoon saattamisesta. 

Keski-Suomen hyvinvointialueen palveluksessa olevien tutkijoiden mahdollisia sivutoimia koskee sivutoimiohjeistus. Polku-intrassa kerrotaan sivutoimiohjeistuksesta lisää.

Työtuntien laskuttaminen

Toimeksianto- ja palvelututkimukset tehdään pääsääntöisesti lisätyönä. Tutkimuksessa työskentelevien henkilöiden tulee laatia tutkimukseen liittyvistä lisätöistä tuntilistat erilliselle lomakkeelle  ja lähettää ne tutkimusyksikköön, joka tarkastaa ilmoituksen ja lähettää sen hyväksynnän kautta palkkatoimistoon maksua varten. Ylityöksi katsotaan normaalin työajan ulkopuolella tehty työ, mikä on tehty tasoittumisjakson työajan täyttymisen jälkeen tai sellaisella ajalla, jolloin henkilö on virkavapaalla, vuosilomalla tai aktiivivapaalla. Henkilö ei voi olla samaan aikaan virkavapaalla ja työssä tai vuosilomalla ja työssä tai aktiivivapaalla ja työssä.

Jos esim. potilaaseen kohdistuvaa tutkimukseen liittyvää työtä tehdään ns. virka-ajalla, on tutkimuksen tekijän leimattava itsensä fleximillä pois virkatyöstä, jos hän haluaa laskuttaa palkkionsa tutkimustililtä. Tutkimuksesta tehdyistä työtunneista tulee pitää työaikalain edellyttämää (37§) työaikakirjanpitoa, jonka esimies hyväksyy kuukausittain. Tutkimustyöstä kertyneet palkkiot laskutetaan hyvinvointialueen tutkimustyöhön tarkoitetulla lisätyölomakkeella Laskuun on liitettävä selvitys tutkimustyön suorittamisen ajankohdasta (työaikakirjanpito) sekä virka-ajan flexim-lista. 

Tutkimuksesta vastaavalla henkilöllä ei ole oikeutta ottaa vastaan muita palkkioita tutkimustyöhön liittyen. Tutkimuksen rahoitussuunnitelmassa/katelaskelmassa on esitettävä tutkimuksen vaatima työmäärä tunteina ammattinimikkeittäin ja henkilöniminä eikä sopimuksessa mainittua tuntimäärää voida ylittää. Palkkioihin voidaan käyttää vain katelaskelmassa/rahoitussuunnitelmassa oleva summa sopimuksen mukaisesti. Tutkimuksesta vastaava henkilö vastaa tutkimuksen talousarviossa pysymisestä ja on vastuussa projektitilien mahdollisista ylityksistä.

Jos tutkimukseen liittyy alihankintana tuotettuja palveluita, eivät hyvinvointialueella tutkimustyöhön osallistuvat henkilöt saa olla missään taloudellisessa tai työsuhteessa alihankkijaan (alihankkijan omistaminen, työ-, virka- tai ammattiharjoittajasuhde). Hyvinvointialueella tutkimusprojektiin osallistuvalla työntekijällä ei saa olla taloudellisia kytköksiä tutkimuksen rahoittajaan (omistus, työsuhde). Tutkimuksen menettelytapaohjeen rikkomus johtaa tutkimuksen keskeyttämiseen.