Tutkimusaineiston arkistointi ja hävittäminen

Tutkimusaineiston arkistointi

Tutkimuksesta vastaavan henkilön tulee vastata siitä, että tutkimuksesta syntynyt aineisto säilytetään asianmukaisesti tutkimussuunnitelmassa ja/tai tietosuoja-asiakirjoissa ja/tai sopimuksessa sovitulla tavalla. Arkistoinnissa tulee noudattaa annettuja lakeja, asetuksia ja ohjeistuksia. Tutkimusaineistot säilytetään määräajan ja ne hävitetään välittömästi säilytysajan päätyttyä siten, että sivulliset eivät saa niistä tietoja. Jos aineisto halutaan säilyttää pysyvästi, tutkija hakee siihen säilytysluvan arkistointilaitokselta.

Arkistoidun tutkimusaineiston käytöstä muuhun tutkimukseen on tehtävä hakemus rekisterinpitäjälle.

Arkistotoimen sisällöstä ja järjestämisestä säädetään arkistolaissa. Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat tai niiden sisältämät tiedot säilytään pysyvästi. Muutoin arkistonmuodostaja määrää asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpitää niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa. Määräajan säilytettävät asiakirjat tulee hävittää niille määrätyn säilytysajan jälkeen siten, että tietosuoja on varmistettu.

Tutkimusaineiston arkistointi, säilytysaika ja hävittäminen suunnitellaan ennen tutkimuksen aloitusta. Tutkimuksissa, joiden rekisterinpitäjänä on Keski-Suomen hyvinvointialue, manuaalinen aineisto arkistoidaan hyvinvointialueen arkistoon. Lääketutkimuksissa tulee aineistoon liittää myös apteekissa kertynyt materiaali. Tutkimusrekisterin tietojen säilytyksestä ja arkistoinnista on sovittava arkistotyöntekijä Veli-Matti Mäkisen tai arkistotoimenjohtajan kanssa. Hyvinvointialueen ulkopuoliset tutkijat/tutkijaryhmät vastaavat aineistojen asianmukaisesta arkistoinnista. Hyvinvointialueella ei ole enää mahdollisuutta ulkopuolisen aineiston arkistointiin.

Sähköinen tutkimusaineiston säilytys

Tutkimusrekisterin tietojen säilytyksestä ja arkistoinnista on sovittava tutkimusasiantuntijan kanssa. Sähköiset tutkimusaineistot tallennetaan ja säilytetään tieteellisen tutkimuksen materiaaliarkissa, jonne käyttäjätunnukset luo Istekki tutkimusasiantuntijan hakemuksesta ja oikeudet antaa tutkimusasiantuntijat. Ennen tunnuksien ja oikeuksien saantia tutkimuksesta vastaavalla henkilöllä on oltava hyväksytty tutkimuslupa. Arkkia on mahdollisuus käyttää myös ulkoisilla tunnuksilla etäkäytössä.

Mikäli tietoa joudutaan siirtämään ulkopuoliselle levyasemalle (muistitikku, ulkoinen muistiasema), tulee siirtovaiheessa ottaa huomioon, että siirrettävässä tiedostossa ei ole tietoja, joilla tutkittava voidaan tunnistaa (nimi, henkilötunnus, osoite). Muistitikku voidaan tarvittaessa salata siten, että sinne tallennetun tiedon pystyy avaamaan vain salasanalla. Tutkimusrekisteritietoja ei ole luvallista säilyttää muistitikuilla, CD-levyillä tai henkilökohtaisen tietokoneen muistissa, jos ne sisältävät henkilötietoja, joista tutkittavat on tunnistettavissa. Myöskään sairaanhoitopiirin tietojärjestelmän M-tallennuslevyä tai muita levyjä ei saa käyttää tunnistettavien potilastietojen arkistointiin.

Sähköisessä muodossa oleva tutkimusaineisto arkistoidaan Keski-Suomen hyvinvointialueella olevan ohjeistuksen mukaisesti tieteellisen tutkimuksen arkistoarkkiin lupahakemuksessa ilmoitetun ajan, minkä jälkeen aineisto hävitetään.

Tutkimusaineiston hävittäminen

Rekisterinpitäjän on huolehdittava tarpeettomiksi käyneiden henkilötietojen poistamisesta henkilörekisteristä. Tarpeettomaksi käynyt henkilörekisteri on hävitettävä, jollei sitä ole määräysten mukaan edelleen säilytettävä eikä sitä siirretä arkistoon. Henkilörekistereiden, lomakkeiden ym. hävittämisestä, siirtämisestä arkistoon sekä muun muassa arkistoon siirrettyjen henkilörekistereiden käytöstä ja tietojen luovuttamisesta noudatetaan Tietosuojalakia

Lisäohjeita arkistoinnista löytyy Polku-intrasta (hyvinvointialueen henkilökunnalle)

Lisäksi asiaa voi tiedustella tutkimusasiantuntijoilta, arkistotoimenjohtajalta ja arkistointityöntekijältä.