Rahoitussuunnitelma
Ulkopuolisella rahoituksella (esim. elinkeinoelämä, yritykset, TEKES, Suomen Akatemia, STM, erilaiset rahastot ja säätiöt) kustannettavissa tutkimuksissa on laadittava rahoitussuunnitelma ja ns. katelaskelma (mm. lääke-, laite- ja rekisteritutkimukset) yhdessä tutkijan ja tutkimusasiantuntijan kanssa. Tutkimuksesta vastaavan henkilön on ennen katelaskelman laatimista sovittava rahoittajan kanssa rahoituksen määrästä ja jakautumisesta eri osa-alueisiin.
Tutkimuksesta vastaavan henkilön on hankittava ennen rahoitussuunnitelman käsittelyä palveluyksikön tai -alueen johtajan tai esimiehen puolto. Laajamittaiset tutkimushankkeet käsitellään palvelualueen johtoryhmässä. Uusia tutkimushankkeita aloitettaessa on kunkin palveluyksikön harkittava omat resurssinsa osallistua tutkimuksen suorittamiseen.
Rahoitussuunnitelmassa selvitetään tutkimuksen toimeksiantaja/rahoittaja, tutkijoiden ja/tai muun tutkimushenkilöstön mahdolliset eturistiriidat ja/tai sitoumukset tutkimuksen rahoittajaan sekä tutkimuksen kokonaiskustannukset. Rahoitussuunnitelmassa tulee lisäksi selvittää tutkimuspaikan kustannukset, tutkijoiden ja muun henkilökunnan palkkiot, tutkittavien rekrytoimiseen liittyvät resurssitarpeet sekä tutkimusjärjestelyihin ja tutkittaville suoritettaviin korvauksiin tarvittavat summat (säädetty sosiaali- ja terveysministeriön asetuksella 82/2011) ja tutkimuksen vakuutusturva. Tutkimuksen rahoituksesta riippuen tutkija laatii erillisen rahoitussuunnitelman ohjeiden mukaisesti.
Tutkimuksesta vastaava henkilö ja/tai rahoittaja vastaavat yhdessä tutkimukseen tarvittavien sairaanhoitopiirin vastuualueiden tuottamien palvelujen (kuten sairaala-apteekki, radiologia, kliininen kemia ja fysiologia, neurofysiologia, materiaalitoimi) hinnoista ja toteutuksesta sekä näiden diagnostisten ja tukipalvelujen tuottajien kanssa tehtävien sopimusten laadinnasta. Sisäisten palvelujen mahdollisuudet toimia tutkimuksessa mukana on selvitettävä ennen lupien ja sopimusten laadintaa. Tarvittaessa lääketutkimuksissa palkataan tutkimusfarmaseutti avustamaan tutkimuksessa, jolloin rahoittaja maksaa hänen palkkionsa.
Keski-Suomen hyvinvointialue tekee Fimlab-liikelaitoksen kanssa erillisen alihankintasopimuksen ns. ylimääräisistä laboratoriopalveluksista, jotka laskutetaan erikseen toimeksiantajalta. Mikäli rahoittaja maksaa tiettyjä kuluja suoraan tutkijalle/tutkimusryhmälle laskua vastaan, esim. tutkittavien matkakulut, on tästä oltava maininta tutkimussopimuksessa. Ulkopuolisen rahoituksen tutkimuksissa laaditaan aina tutkimussopimus rahoittajan ja Keski-Suomen hyvinvointialueen kanssa.
Katelaskelman avulla varmistetaan, että tutkimuksesta saatavat tulot kattavat kaikki hyvinvointialueelle tutkimuksesta aiheutuvat menot. Katelaskelma laaditaan ulkopuolisen rahoituksen tutkimuksista (lukuun ottamatta VTR -rahoitus) ja siihen sisällytetään tutkimuksesta aiheutuvat menot kokonaisuudessaan:
- palkat ja henkilösivukulut (tutkimus toteutetaan lisätyönä, jolloin palkkioihin ei sisälly loma- ja sairausloma-ajan palkat tai lomaraha)
- tutkimuksesta aiheutuvat koulutus-, kokous-, materiaali- ym. kustannukset
- tutkimuksen tarvitsemien sisäisten palveluiden kustannukset
- tutkimuskontakteista hoitoyksiköille aiheutuvat kustannukset
- tutkimuksesta hyvinvointialueelle aiheutuvat hallinnointikulut (tutkimustoiminnan koordinointi, palkanlaskenta ja henkilöstöhallinto, laskutus ym.), 20 % tutkimuksen kokonaistuloista
- lisäksi katelaskelmassa otetaan huomioon tutkimuksen mahdollinen katevaatimus
Katelaskelmassa otetaan huomioon arvonlisävero. Arvonlisäveroa ei merkitä katelaskelmaan, mikäli rahoittava yritys on Suomen ulkopuolella eikä sillä ole kiinteää toimipaikkaa Suomessa.
Katelaskelma laaditaan hyvinvointialueella käytössä olevan valmiin mallin mukaisesti.
Katelaskelman allekirjoittavat tutkija ja tietojohtaja Tutkimussopimukset ulkopuolisten rahoittajien/toimeksiantajien kanssa allekirjoittavat tutkija sekä tietojohtaja, joka samalla hyväksyy sopimuksen. Katelaskelmasta toimitetaan kopiot tutkijalle ja taloustoimiston vastaaville henkilöille sekä palkkatoimistoon ja sisäisten palvelujen yksiköille.
Tutkimuksesta vastaava henkilö ei voi ottaa käyttöönsä hänelle myönnettyä rahoitusta ennen kuin hänellä on tarvittavat luvat ja sopimukset kunnossa. Sopimuksessa ja katelaskelmassa suunniteltuja rahoituksen kohteita, kuten palkkioita, ei voi muuttaa toiseksi tutkimuksen aikana eikä tutkimusrahoitusta voi käyttää enää tutkimuksen päätyttyä.
Kaikki Keski-Suomen hyvinvointialueen tieteellisen tutkimustyön rahaliikenne hoidetaan sairaalan tilien kautta sekä talousosaston ja tutkimusyksikön valvonnassa. Poikkeuksen muodostavat ainoastaan ne rahoittajat (mm. Yrjö Janssonin säätiö), jotka ovat erikseen päättäneet järjestää myöntämänsä rahoituksen säätiön omien tilien kautta, jolloin kirjanpito ja rahaliikenne kulkevat tutkimuksesta vastaavan henkilön ja säätiön kautta.
Erityistapauksissa tutkimuksen toteutuksessa noudetaan rahoittajan ohjeita ja säännöksiä. VTR -rahoituksella toteutettaviin tutkimuksiin on oma ohjeistus. Apurahatutkimuksissa tutkimuksesta vastaava henkilö itse vastaa rahoituksen suunnittelusta ja käytöstä.