Tietohuolto korostuu hyvinvointialueen valmistelussa - pidetään huolta tietohuollosta jatkuvasti

Ajantasaisen tiedon merkitys korostuu, kun sote-tiedon rekisterinpitäjyys siirtyy Keski-Suomen hyvinvointialueelle 1.1.2023 alkaen. Jotta saavutamme Keski-Suomessa laadukkaan asiakas- ja potilastiedon tason, kannustamme kaikkia organisaatioita osallistumaan tietohuoltotalkoisiin esimerkiksi järjestämällä tietohuoltopäiviä. Näin teemme yhdessä työtä sen eteen, että saamme hyvinvointialueen toiminnan käynnistymään mallikkaasti asiakas- ja potilastietojärjestelmistä riippumatta.

Hyvinvointialueen valmisteluissa huomioidaan keskeiset lainsäädännön velvoitteet, asetetut tavoitteet ja alueelliset tarpeet. Sosiaali- ja terveydenhuollonpalveluiden toimintaa ohjaavat useat lait. Niissä määritellään muiden muassa siitä, miten palveluiden tarpeen arviointi, suunnittelu, järjestäminen ja toteuttaminen tulee dokumentoida. 

Sosiaali- ja terveysministeriö on laatinut Sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallinnan linjauksia, joissa nostetaan esille ajantasaisten tietojen löytymisen tärkeyden asiakas- ja potilastietojärjestelmistä. Näin asiakas voi luottaa siihen, että hän saa palvelua ajantasaisten ja laadukkaasti käsiteltyjen tietojen pohjalta. 

Tietohuolto tarkoittaa sitä, että asiakastieto on järjestelmissä asianmukaisella tavalla laadittua. Asiakasprosesseissa ja dokumentoinnissa noudatetaan ajantasaista lainsäädäntöä sekä THL:n määräyksiä. 

Tietohuollon toteutumisen varmistamiseksi tehtäviä organisaatioissa ovat:

• tarkista, että valmiit dokumentit on asianmukaisesti merkitty valmiiksi järjestelmissä ja/tai lukittu – tämä varmistaa, että hyvinvointialueen käynnistyessä tietokanta on mahdollisimman kattava
• päätä sellaiset palvelut asiakkailta, mitkä ovat tosiallisesti päättyneet ja merkitse syy palvelun päättymiselle asiakasasiakirjaan – tämä varmistaa sen, että Asiakasasiakirjalain velvoitteet täyttyvät
• huolehdi, että vastuutyöntekijät on merkitty asianmukaisesti ja tieto on ajan tasalla – näin osataan olla yhteydessä oikeisiin asiantuntijoihin
• järjestä mahdollisuuksien mukaan kirjaamiseen liittyvää valmennusta – tämä varmistaa yhtenäisen tiedon tuottamisen ja käytettävyyden hyvinvointialueella
• varmista, että asiakirjojen arkistointi tapahtuu asianmukaisesti (riippumatta siitä, onko organisaationne vielä liittynyt Kanta-palveluihin) – tällä varmistetaan sen tiedon löytyminen, missä ovat organisaatioiden arkistot
• järjestä mahdollisuuksien mukaan säännölliset tietohuoltopäivät organisaatioissanne – tämä tukee tietohuollon osalta entistä yhtenäisempiä toimintamalleja 

Lisätietoa saa hyvinvointialueen valmisteluryhmiltä ja Keski-Suomen hyvinvointialueen tiedolla johtamisen valmisteluryhmän jäseniltä.

Lisätiedot:

• Päivi Leikkola, paivi.leikkola(at)ksshp.fi
• Mia Kautiainen, mia.kautiainen(at)jyvaskyla.fi
• Suvi Tikander, suvi.tikander(at)aanekoski.fi
• Sivi Talvensola, sivi.talvensola(at)koske.fi