Laajennetussa henkilöstötyöryhmässä järjestelmäasiaa ja valmistelun katsauksia

HR-valmistelija Merja Virtanen esitteli HR-järjestelmien tilannetta:

SAP HCM

HR-työpöytänäkymä ja työntekijän näkymä ovat valmiina. Esihenkilöiden työpöytä on pientä viilausta vaille valmis.

Järjestelmässä voi tuotantoon ottamisen jälkeen hallita omia tietoja, esimerkiksi osoitetta ja pankkitilitietoja, ja hakea poissaoloja. HR-asiantuntijat testaavat järjestelmää ja laativat käyttöohjeen työntekijöille.

HRM – koulutuksen ja osaamisen hallinnan järjestelmä

Hankintailmoitus on tehty, ja hankinnan valitusaika päättyy 25.11.. Ensiksi käyttöön otetaan koulutuksen hallinta ja pätevyyksien käsittely. Myöhemmin mukaan saadaan kehityskeskustelut ja osaamisen hallinta.

Perehdytys

Käyttöympäristö Titaniassa säilyy ennallaan. Kohdennetut perehdytykset alkavat Teams-tapaamisilla joulukuussa. Kuntien Titania-pääkäyttäjät saavat tietoa viikoittain ja tiedottavat omia yksiköitään.  

Titania-työvuorosuunnittelu

Luovuttavissa organisaatioissa tulee jakso 18/22 (19.12.22–8.1.23) suunnitella valmiiksi 29.11. mennessä.

Myös jakso 1/23 (1.1.23–29.1.23) on suunniteltava mahdollisimman valmiiksi 29.11. mennessä.

Aikataulu johtuu tietojen siirtämisestä Hyvaks-Titaniaan 1.12.. Suunnittelua ja laskentaa testataan 12.12. työasemissa ja liittymissä.

Sairaanhoitopiirin nykyisen ympäristön käyttö jatkuu 18.12. saakka. Hyvaksin Titanian käyttö alkaa 20.12.2022. Käyttöoikeudet haetaan jatkossa Polku-intrasta löytyvällä lomakkeella.

Intro

Perehdytysjärjestelmä visualisoi ja sujuvoittaa perehdytysten suunnittelua ja toteutusta. Intro on ammattiryhmästä riippumaton ja soveltuu siksi kaikille.

Perehdytysmateriaalit ja toteutus tallentuvat Introon, eli kaikesta löytyy dokumentaatio. Perehdytyksillä on selkeä jaksotus, alku ja loppu. Myös ennakoiva perehtyminen ennen työsuhteen alkua on mahdollista.

Liukuva työaika: Flexim

Hyvinvointialueen linjauksen mukaan liukuvan työajan saldot siirtyvät hyvinvointialueelle kaikilla jatkossakin liukuvan työajan piiriin kuuluvilla. Titania-työvuorosuunnittelun piirissä ei ole liukuvaa työaikaa Keski-Suomen hyvinvointialueella 1.1.2023.

Siirtyvät saldot tulee tarkistaa 31.12. mennessä. Tammikuussa ei enää ole pääsyä kunnan järjestelmiin – ei työntekijöillä eikä esihenkilöillä. Mahdollisia tammikuussa havaittavia korjaustarpeita varten kuhunkin luovuttavaan organisaatioon tulee nimetä esimerkiksi yksi sähköpostiosoite, johon esihenkilöt voisivat ilmoittaa aiheelliset korjaustarpeet. 

Mikäli 1.1.2023 jälkeen kertynyt saldo ja siirtyvä saldo 31.12.2022 ylittävät yhteenlaskettuna 50 tunnin rajan, ylimenevät tunnit leikkaantuvat. Siirtyvät saldot tulevat näkyviin hyvinvointialueen puolella helmikuussa.

Esihenkilöiden tulee olla aktiivisesti yhteydessä erityisesti pitkillä vapailla oleviin työntekijöihin, jotta he saavat muutoksesta tiedon ajoissa.

Vaikka Flexim on järjestelmänä elinkaarensa lopuilla, liukuvaa työaikaa seurataan Fleximillä vielä ensi vuosi.

Työaika ja työajan seuranta

Työaika ja työajan seuranta -ryhmän tilannekatsauksen antoi ryhmän vetäjä Marjaana Aapakari.

Hyvaksin työvuorosuunnittelumallin kehittäminen etenee yhtä jalkaa Titania-järjestelmäkokonaisuuden kehittämisen osakokonaisuuksien kanssa. Tällöin sekä järjestelmän uusia ominaisuuksia että toimintamallin uusia toiminnallisuuksia – keskitetty, toiminta- eli palvelutarvelähtöinen, yhteisöllinen, ergonominen – voidaan ottaa hallitusti käyttöön.

HR-työvuorosuunnittelun palvelujen organisoituminen ja resurssointi on kesken.

Sari Puikkonen kertoi, että osa maakunnan jäsenistöstä pelkää työvuorojensa suunnittelumahdollisuuden menetystä. Aapakarin mukaan huoli kuulostaa tutulta. Hänestä on tärkeä kertoa se, että kone ei vie työntekijältä suunnitteluvaltaa, vaan tulee avuksi.

Heljä Siitari kysyi, miten suun terveydenhuollossa edetään, kun osa siirtyjistä on liukuvassa työajassa ja osa Titaniassa. Merja Virtanen vastasi, että vuodenvaihteen yli mennään nykykäytännöillä. Suunnittelu toimintojen yhdenmukaistamisesta alkaa tämän jälkeen.

Koulutusohjeet ja -suunnitelma

Osaamisen johtaminen -työryhmän tilannekatsauksen pitivät Vuokko Pihlainen ja Jaana Peltokoski.

Esihenkilövalmennuksen jatko on suunnitteilla. Kaavailussa on 30 opintopisteen kokonaisuus, joka tähtää lähiesihenkilöiden johtamistaitojen vahvistamiseen.

Tarvekyselyssä nousivat esiin seuraavat osaamisten kehityskohteet: henkilöstöjohtaminen, muutoksessa johtaminen, vuorovaikutus, viestintä, tiimityön, asiantuntijuuden ja verkostojen johtaminen, talous, digitaaliset taidot sekä ​esihenkilön työhyvinvointi ja voimavarojen vahvistaminen.

Koulutuksen pilotti käynnistyi 2022-keväällä. Kumppanina toimii Jyväskylän yliopiston avoin yliopisto.

Heljä Siitari nosti esiin moniammatillisuuden tukemisen tärkeyden, kun sote-integraatiota tulisi edistää eri toiminnoissa.

Yhteistoiminnan mallia vielä hiotaan

Lopuksi Eeva Aarnio esitteli suunnitelmia lain tarkoittamista yhteistoimintaelimistä.

Syyskuusta alkaen kokoontunut ryhmä on pohtinut laajasti, mitkä ovat hyvää yhteistoimintaa tukevia asioita. Esillä ovat olleet muun muassa työsuojelun resurssit, yhteistoiminnan jakautuminen kaksi- tai kolmiportaiseen organisaatioon sekä niiden paikkajako ja valmisteluvastuut.

Asian käsittely jatkuu paikallisneuvottelussa ja yhteistoimintaelimessä.