Polku-intra tuo hyvinvointialueen henkilöstön yhteisen tiedon äärelle

Nimikilpailun myötä intran nimeksi äänestettiin Polku. 

Hyvinvointialueen palvelukseen siirtyy tuhansittain terveys-, sosiaali- ja pelastusalan sekä esimerkiksi tukipalvelujen ja hallinnon huippuosaajia eri puolilla Keski-Suomea. Työarjen sujuvuuden ja mielekkyyden kannalta on tärkeää, että intrasta löytää etsimänsä tiedon ja ohjeet helposti ja nopeasti. Samalla pysyy myös perillä ajankohtaisista asioista.  

Miten henkilöstön intraunelmiin vastataan? 

Hyvinvointialueen tulevalta henkilöstöltä kerättiin keväällä 2022 tietoa heidän tarpeistaan, ideoistaan ja toiveistaan uutta intraa kohtaan. Kyselyyn vastasi 246 työntekijää. Nämä vastaukset, nykyintrojen kartoitustyö, syventävät haastattelut ja monialaisen intratyöryhmän näkemykset ovat toimineet pohjana uudelle intralle. Selkeys ja loogisuus, helppokäyttöisyys ja kattavat hakutoiminnot toistuivat toiveissa pitkin matkaa. Näihin toiveisiin vastataan nyt.  

Intra vaatii myös jatkuvaa kehitystä, ja unelmien toteutuminen edellyttää yhteistä, kertyvää osaamista ja järjestelmien yhteensovittamista. 

“Esimerkiksi haun toimivuuteen vaikuttaa jokainen yksittäinen sisällöntuottaja tekemillään valinnoilla: mihin rakenteeseen ja missä muodossa toteutan sisällön, ja millaista kieltä käytän. Henkilöhaun puolella kunkin käyttäjän yhteys- ja muut tiedot tulevat intraan eri järjestelmästä, jonne syötetyn datan ajantasaisuus sekä monipuolisuus vaikuttaa suoraan intran puolella”, Polku-intraprojektin sisällön projektipäällikkö Emilia Nikkinen taustoittaa. 

Intraunelmiin kuuluivat myös mahdollisuudet selvemmin erottaa itseä koskevat uutiset ja ajankohtaiset tiedot. Jokainen Polku-intran käyttäjä pääseekin hieman räätälöimään intrakokemustaan mieleisekseen. Käyttäjä voi mm. määrittää käyttöönsä omia linkkejä vaikkapa usein käyttämiinsä sovelluksiin, sivustoihin ja ohjeisiin. Etusivulta löytyy myös välilehti omille uutisnostoille. Polku-intran käyttäjäjoukko on laaja ja moninainen, joten yksilöllisellä räätälöinnillä tiedon löytyminen helpottuu. 

Ohjeiden ja tiedostojen järjestämisessä riittää työtä

Oman merkittävän kokonaisuutensa Polku-intraan muodostavat potilaiden hoitoon ja asiakkaiden palveluun liittyvät ohjeet. Niitä tarvitsevat hyvinvointialueen työntekijät, mutta myös asiakkaat ja potilaat. Tämä ohjekokonaisuus tulee asumaan uudistetussa Sampo-ohjepankissa (entinen Hopo), johon määritellään mm. omat hakutoiminnot ja metatiedot. Sampo-ohjepankkiin tulee suora pääsy Polku-intran etusivulta. Potilaiden ja asiakkaiden tarvitsemia ohjeita nostetaan hyvaks.fi -verkkosivuille. 

Entä mikä tulee olemaan esimerkiksi SharePoint-ympäristöjen, Teamsin ja asianhallintajärjestelmä Twebin rooli jatkossa? Mistä löytyy mitäkin? Keskustelu erilaisista tiedon tallennuspaikoista ja niiden rooleista on käynnistetty. Tavoitteena on päästä eroon päällekkäisyyksistä ja luoda selkeä malli tiedostojen sijainneille. 

Mitä loppuvuoden aikana tapahtuu?  

Vuodenvaihteeseen mennessä Polkuun siirretään turvallisen siirtymän kannalta kriittinen tieto. Polku-intran sisältöjä valmistellaan kunkin aihealueen omissa valmisteluryhmissä. Erityisesti HR:llä on paljon kriittiseksi määrittyvää intrasisältöä työn alla.  Sisällöntuottajien koulutukset ovat käynnissä ja uuden intran sisältökokonaisuudet alkavat muodostua. Intrasisältöjä ja toiminnallisuuksia tullaan kuitenkin kehittämään jatkossakin, jotta Polku lunastaa lupauksensa toimia hyvän työarjen tukena kaikille työntekijöille. 

Tavoitteena on avata uusi Polku-intra marraskuun alkupuolella. Julkaisusta tiedotetaan tarkemmin myöhemmin. Uutta Polku-intraa esitellään henkilöstön iltapäiväkahveilla 19.10. Pääset liittymään infoon Tapahtumat-sivulta.