Hyppää pääsisältöön

Henkilöstömme kysymää

Huom! Tämän sivuston sisältö siirtyy Polku-intraan viikon 50 aikana. Sisältö ei ole sen jälkeen nähtävissä verkkosivuilla.

Tältä sivulta löydät henkilöstön kysymiä kysymyksiä Keski-Suomen hyvinvointialueen valmisteluun liittyen. Useimmin kysyttyjä kysymyksiä löydät puolestaan Usein kysytyt kysymykset -sivulta.

Jos et löytänyt kysymykseesi vastausta, lähetä kysymyksesi meille palautelomakkeen kautta. 

Palkanmaksu

Kuka maksaa tammikuun palkan?

Hyvinvointialue aloittaa 1.1.2023. Siirtyvän henkilöstön tammikuun palkan maksaa Keski-Suomen hyvinvointialue. 

Mihin olen jatkossa yhteydessä palkanmaksuun liittyvissä asioissa?

Keski-Suomen hyvinvointialueen palkanmaksu hoidetaan Monetra Keski-Suomi Oy:ssä. Yhteystiedot julkaistaan myöhemmin. 

Mitä tapahtuu, jos työaikapankki on miinuksella vuodenvaihteessa? Mitä niiden kanssa tehdään ennen 1.1.2023?

Mikäli työaikapankin päättyessä pankissa on miinus- tai plussaldoa, se peritään työntekijältä tai maksetaan hänelle organisaatiokohtaisten aikataulujen mukaisesti.

Kuinka Keski-Suomen hyvinvointialue varmistaa palkan/palkkioiden ynnä kulukorvauksien maksun sujuvuuden vuodenvaihteen tienoilla?

Valmistelutyössä pyritään mahdollisimman hyvään lopputulokseen. 

Mitä käy henkilökohtaisille lisille hyvinvointialueelle siirryttäessä?

Erilaisia lisiä on useita. Aivan yleistä kaikkiin lisiin pätevää vastausta ei ole. Jos on virka- ja työehtosopimuksen määräyksiin perustuva lisä, kuten esimerkiksi henkilökohtainen työsuoritukseen perustuva lisä, niin työtehtävien säilyessä samana se säilyy/siirtyy. 

Tarvitaanko ammattiyhdistysmaksuihin uudet valtakirjat?

Ei tarvita jäsenmaksujen perintätiedot siirtyvät tietojen siirrossa. 

Siirtyvätkö omat ennakonpidätystiedot automaattisesti hyvinvointialueelle?

Kyllä.

Tarvitseeko minun toimittaa verokortti jonnekin?

Työntekijöiden verokorttitiedot kerätään luovuttavista organisaatioista marraskuun 2022 tietojen mukaisesti ja loppuvuoden muutosten osalta luovuttavat organisaatiot toimittavat verokorttitiedot Monetran palkanlaskentaan.

Toimita verokorttisi palkanlaskentaan (verokortit.hyvaks@monetra.fi) vain siinä tapauksessa, että työsuhteesi alkaa 1.1.2023 tai sen jälkeen. Toimita myös muutosverokortti, jos sen voimassaolo alkaa 1.1.2023.

Vuoden 2023 verokortit, jotka tulevat voimaan 1.2.2023, haetaan automaattisesti verottajalta kaikkien niiden osalta, joiden työsuhde on voimassa vuoden 2023 alussa.

Palkanmaksu - maksupäivät

Palkkapäivä vakituisilla?

Vakituisessa palvelussuhteessa olevan henkilöstön palkanmaksupäivä on pääsääntöisesti kuun 15. päivä tai tämän sattuessa viikonlopulle tai arkipyhäksi tätä edeltävä arkipäivä.  

Palkkapäivä määräaikaisilla?

Määräaikaisessa palvelussuhteessa olevan henkilöstön palkanmaksupäivä on pääsääntöisesti kuun viimeinen arkipäivä (ei kuitenkaan lauantai). 

Palkkapäivä keikkatyöntekijöillä?

Määräaikaisissa, alle 13 päivän palvelussuhteissa, pyritään palkka maksamaan palkka-ajoaikataulujen mukaisessa seuraavassa mahdollisessa palkanmaksupäivässä, kuitenkin viimeistään seuraavan kuukauden viimeiseen arkipäivään mennessä. 

Miten hyvinvointialueella lomarahat tulevat maksuun? Onko lomarahojen maksuun mahdollista saada huomioiduksi yksilölliset loma-ajat?

Lomarahat tulevat maksuun heinäkuussa. 

Maksetaanko sijaisille tammikuun palkka vasta 30. päivä? Tällöin palkanmaksuun tulee pitkä väli, kun SHP:ssä palkka tulee 16. pvä joulukuuta.

Kyllä. Ensimmäisessä palkanmaksussa tulee valitettavasti pitkä väli. Tällä pyritään varmistamaan palkanmaksuaineiston valmistuminen.

Palkanmaksu - palkkaharmonisaatio

Mikä on palkkaharmonisaatio ja miksi se tapahtuu?

Palkkojen harmonisointi tarkoittaa hyvinvointialueen työntekijöiden palkkojen yhdenmukaistamista, kun työntekijät siirtyvät uusien työnantajien eli hyvinvointialueiden palvelukseen.  

Milloin palkkojen harmonisointi tapahtuu?

Harmonisointiaikataulu on valtakunnallinen. Sen tarkempi toteutus arvioidaan paikallisesti.  

Joko palkkaharmonisaatiosta on parempaa tietoa? Palkkojen kun ei lähtökohtaisesti kenelläkään tulisi laskea. Joko prosessi etenee?

Kaikki hyvinvointialueet tulevat saamaan kansallista ohjeistusta palkkaharmonisaatiosta. Tämän jälkeen infotaan henkilöstöä. 

Työsuhde

Työsuhde - työtehtävät

Säilyvätkö nykyiset tehtävät ja roolit hyvinvointialueella?

Muutoksia voidaan tehdä toiminnallisista tarpeista johtuen yhteistoimintamenettelyn jälkeen. 

Jääkö jotakin tehtävänkuvasta pois vai laajentuuko tehtävänkuvat liikaa?

Tehtäväkuvissa voi tapahtua muutoksia esim. hallinnollisissa tehtävissä. Nämä muutokset käsitellään tai sovitaan työntekijän/viranhaltijan kanssa riippuen muutoksien suuruudesta. Suurella osalla henkilöstöä ei tapahdu toiminnan käynnistyessä tehtävämuutoksia. 

Liittykö hyvinvointialueelle siirtymiseen irtisanomisia?

Tällaista ei ole tiedossa. Liikkeen luovutus sinällään ei ole irtisanomisperuste. 

Laajeneeko työssäkäyntialue?

Lähtökohtaisesti jokaisen työssäkäyntialueena tulee olemaan Keski-Suomen hyvinvointialue. Henkilöstön liikkumisessa pyritään järkeviin toiminnallisiin ratkaisuihin myös työntekijöiden näkökulmasta.  Toimipisteet pysyvät pääsääntöisesti samoina vuoden alussa. Varahenkilöstön kehittämisen pilotoinnin aikana varahenkilöstöltä voidaan kysyä työssäkäyntialueen laajuudesta. 

Voidaanko minut määrätä töihin toiselle paikkakunnalle tai toiseen työpisteeseen?

Työpisteet pysyvät pääsääntöisesti samoina kuin nytkin. Tarkoitus on kuunnella henkilöstöä, minkä pohjalta tehdään järjestelyjä.

Jos en hyväksy minulle ehdotettua työtä tai työpaikkaa, onko se irtisanomisperuste?

Työnantajalla on velvollisuus ensin selvittää, voidaanko työntekijä ammattitaitoonsa ja kykyynsä nähden kohtuudella sijoittaa työnantajalla mahdollisesti vapaana oleviin työsuhteisiin tehtäviin. Lisäksi työnantajan on järjestettävä sellaista työnantajalla tarjolla olevaa koulutusta, jota voidaan pitää molempien kannalta tarkoituksenmukaisena ja kohtuullisena. Työnantaja ei saa irtisanoa työsuhdetta taloudellisilla tai tuotannollisilla syillä, vaikka työntekijän työtehtävät olisivat vähentyneet sekä olennaisesti että pysyvästi. Mikäli työntekijä ei ota vastaan tätä tarjottua muuta työtä, työnantajalla on oikeus irtisanoa hänet irtisanomisen muiden edellytyksien täyttyessä. 

Milloin toimistohenkilöiden työtehtävät selviävät ja pitääkö niitä hakea?

Tämänkaltaisiin työtehtäviin tullee muutoksia.  Osa tehtävistä voi tulla hakuun. Nämä selviävät myöhemmin. 

Onko palveluvastaaville millaiset koulutusvaatimukset?

Kelpoisuusvaatimukset kirjoitetaan siten, että nykyiset palveluvastaavat ovat koulutuksiltaan kelpoisia tehtäviin.

Säilyykö oma työpaikka ja työpiste siellä, missä ne nyt ovat? Entä esihenkilötyö?

Tässä vaiheessa on tiedossa, että työt pääsääntöisesti jatkuvat kuten ennenkin 1.1.2023. Muutoksia tehdään toiminnallisista tarpeista käsin. Työntekopaikat ja esihenkilötyöt ratkeavat pääsääntöisesti syksyn kuluessa. Mikäli tehtävässä tapahtuu olennaisia muutoksia, ne käsitellään mahdollisimman nopeasti viimeistään vuoden 2023 alussa.

Mitä olette suunnitelleet varahenkilöstön sijoittumisesta? Millaiset työssäkäyntialueet ovat heille tulossa?

Todennäköisesti varahenkilöstön sijoituspaikat ja työssäkäyntialueet pysyvät alkuvaiheessa ennallaan. HR-valmistelussa on varahenkilöstön kehittäminen nostettu yhdeksi tärkeimmistä kehittämiskohteista ja sitä pilotoidaan ensi vuonna. Eli tarkoituksena on nimetä varahenkilöstön kehittämisprojektiin kehittäjä ja vahvistaa varahenkilöstön resurssointia

Mitä työehtosopimusta yksityiseltä puolelta siirtyvä tukipalveluiden henkilöstö noudattaa jatkossa?

Pääsääntöisesti nykyistä sopimusta ko. sopimuksen sopimuskauden loppuun. Jotta yhdenvertainen kohtelu kuitenkin toteutuisi, pyritään tulijat siirtämään samaan työehtosopimukseen muun siirtyvän henkilöstön kanssa sopimalla tästä työehtosopimuksien neuvotteluosapuolien välillä.

Miten ja milloin kartoitetaan ja huomioidaan myös muiden kuin esihenkilöiden osaaminen?

Tämä valmistellaan myöhemmässä vaiheessa.

Miten järjestetään työtehtävien perehdytys, kun työntekijä jää eläkkeelle keväällä 2023?

Useat työtehtävät jatkuvat kuten ennenkin. Perehdytysten tarve arvioidaan työyksiköissä ja suhteessa kuhunkin tehtävään.

Vähennetäänkö henkilöstöä ja millä perustein?

Tuotannollis-taloudellisista syistä tehtäviä irtisanomisia ei ole tiedossa tällä hetkellä.

Onko alkuvuodesta tiedossa yt-neuvottelut ja mahdollisesti henkilöstövähennyksiä?

Yt-neuvotteluja käydään vuonna 2023 työtehtävissä tapahtuvien muutosten takia. Henkilöstövähennyksiä ei ole tällä hetkellä tiedossa. Liikkeen luovutus sinällään ei ole irtisanomisperuste.

Alkavatko yt-neuvottelut mahdollisesti jo alkuvuodesta?

Mahdollisia tehtävämuutoksia käsitellään yt-neuvotteluissa. Jotta kaikki pääsisivät nopeasti mahdollisen uuden työn ääreen, yt-neuvottelut käynnistetään heti vuoden alussa.   

Miten huolehditaan työntekijöiden hyvinvoinnista ja jaksamisesta samalla, kun säästöjä pitää saada?

Keskeinen tekijä on hyvinvointialueen vetovoimaisuus eli resurssien riittävyys, jossa joudutaan toki huomioimaan taloudelliset reunaehdot. Hyvinvointialueella tuetaan myös esihenkilöitä työhyvinvointitiimin ja työterveyshuollon suunnalta työhyvinvointikysymyksissä.

Oletteko suunnitelleet kyselyä jokaiselle siirtyvälle työntekijälle henkilökohtaisista toiveista?

Tällaisen toteuttamisesta ei ole tietoa.

Miten henkilöstön turvallinen siirtymä toteutuu, jos vielä ei ole edes tietoa, minne oma työpiste sijoittuu?

Rekrytointiprosessi kiihtyy, kun virkahenkilöt on valittu ja he voivat viedä rekrytointipäätöksentekoprosessin organisaation sisäisesti läpi. Kaikkia meitä tarvitaan hyvinvointialueella.

Jos keväällä vasta saa sovittua uuden pomon kanssa uudesta työnkuvasta, täytyy varmaan tehdä nykyisellä työnkuvalla sinne asti?

Juuri näin, tämä on osa turvallista siirtymää.

Milloin tilataan henkilöstökortit uudella ilmeellä?

Henkilöstökorteista ei ole vielä päätetty.

Kenen kanssa tehdään suunnitelma työnkuvasta hyvinvointialueella, jos työnkuva tulee muuttumaan? Tehdäänkö suunnitelma nykyisen esimiehen vai uuden kanssa?

Suurimmalla todennäköisyydellä työnkuvasta sovitaan hyvinvointialueella työskentelevän esimiehen kanssa ensi vuoden aikana. Työnkuvasta sovitaan ensi kevään tai vuoden aikana. Tehtävänkuvia ja prosesseja tarkastellaan turvallisen siirtymän jälkeen. Joitain yksittäistapauksia voi olla, että muutoksia tulisi jo ennen siirtymää, esimerkiksi hallinto- ja esihenkilötehtäviin liittyen. Tällöin tehtävänkuvista keskustellaan jo nyt hyvinvointialueella työskentelevän esihenkilön kanssa.

Millä konkreettisilla keinoin henkilöstön hyvinvointia tullaan parantamaan? Henkilöstö on väsynyttä ja aliresurssoitua, kuinka saadaan vetovoimaa ja kuinka pidetään ammattilaiset hyvinvointialueella?

Henkilöstön hyvinvointia voi lähteä purkamaan auki miettimällä, mistä hyvä työpäivä muodostuu. Parantamalla johtamista ja luomalla yhtenäinen johtamismalli, kasvatetaan henkilöstön työhyvinvointia. Vuorovaikutus esihenkilön kanssa on jatkuvaa, joten johtamisen vaikutus on suuri . Myös työympäristöön ja palkkaukseen vaikuttamalla voidaan parantaa työhyvinvointia. Tärkeää on pitää huolta, että työyhteisö voi hyvin. Muita työhyvinvointia parantavia asioita ovat mm. HR:n kehittämistoimenpiteet, kuten varahenkilöstön kehittäminen, työvuorosuunnittelu, selkeät ja tasapuoliset ohjeet, osaamisen kehittäminen, urapolut. 

Työsuhde - työsopimukset ja rekrytointi

Uusitaanko henkilöstön työsopimuksia? Tehdäänkö uusia työsopimuksia yhteistoimintamenettelyjen jälkeen?

Työsopimuksia ja virkamääräyksiä ei pääsääntöisesti tehdä uusiksi. Uudet työsopimukset tehdään niille henkilöille, joiden tehtävät muuttuvat.

Jatkuvatko määräaikaiset työsuhteet hyvinvointialueelle?

Määräaikainen palvelussuhde siirtyy hyvinvointialueelle, mikäli se on voimassa 1.1.2023. 

Missä vaiheessa on mahdollista alkaa rekrytoida henkilökuntaa vuodelle 2023?

Hyvaks on ohjeistanut rekrytoimisen erillisohjeella. Ohje on jaettu luovuttaville organisaatioille ja se on myös Howspace:ssa.

Mille työntekijätasolle asti uudelleenrekrytoinnin ulottuvat?

Ajatuksena on, että sisäinen ilmoittautumismenettely ulottuisi palvelupäällikkötasolle. Jos tehtävä siirtyy samanlaisena ja samanlaajuisena hyvinvointialueelle luovuttavista organisaatioista, niin virkaan/tehtävään voidaan valita suoraan henkilö, joka jo kyseistä tehtävää on tehnyt.  

Minulle on alustavasti sanottu, että työsopimustani voidaan jatkaa sen päättyessä helmikuussa. Milloin sopimuksia voidaan alkaa allekirjoittaa?

Pääsääntöisesti hyvinvointialueen käynnistyessä. Mikäli on välttämätön toiminnallinen tarve sopia jatkosta, tämä on ohjeistettu erillisellä ohjeella.

Voidaanko uusista oppisopimuksista sopia jo vuodelle 2023?

Asiasta kannattaa keskustella palveluiden valmistelussa. Olettaisin, että pakkokin on sopia uusista oppisopimuksista, että saadaan hyvalle työntekijöitä. Muistattava taas se tietojen siirto, että hyvalle ja ao. esihenkilöille on tarvittavat tiedot oppilaitosten osalta. 

Miten käy asiantuntijoille, jotka ovat työsuhteessa eivätkä virassa?

He siirtyvät ns. vanhoina työntekijöinä. Tehtävämuutokset jatkossa ovat mahdollisia. Ks. yt:tä koskevat aiemmat vastaukset. 

Jos valitaan suoraan tai ilmoittautumismenettelyn kautta, missä vaiheessa keskustellaan palvelussuhteenehdoista kuten palkasta yms.

Valintaa tehdessä tai viimeistään virkamääräystä tehdessä. Valitettavasti tähän ei pysty vastaamaan suoraan esimerkiksi johtavien viranhaltijoiden tehtävien osalta. Kokonaispalkalle on annettu karkeat raamit, joissa on jonkin verran liukumaan. Eksaktia palkkaa on vielä vaikea sanoa, koska palvelualueen koot, budjetit ja muut asiat vaihtelevat suuresti. 

Säilyttävätkö nykyiset toimessa olevat asiantuntijat (ei esimiesasemaa) tehtävänsä vai tuleeko tehtävään uudelleenhaku eteen?

Suurin osa tehtävistä siirtyvät nykyisen sisältöisinä, mutta niissä voi tulla muutoksia. Jos muutokset ovat oleellisia ja vaikuttavat palvelussuhteen ehtoihin, esim. palkkaan tai työaikaan, ne kuuluvat yhteistoimintamenettelyn piiriin ja käsitellään vuoden 2023 alussa. 

Kuka ottaa kopin palkkatuella palkattujen siirrosta, jota säätelee määräaika - 1 kk?

Nykyisen esihenkilön on otettava koppia palkkatukilaisten osalta ja sovittava työsuhteen ym. siirtymisestä hyvinvointialueelle vuoden vaihteen yli. Lisäksi asiasta on informoitava hyvinvointialueen ao. tulevaa esihenkilöä, jos sama esihenkilö ei siirry/jatka ko. tehtävissä. 

Toimistohenkilökuntaa on kunnissa useampia, jotka siirtyvät HVA:lle. Riittääkö heille kaikille jotakin omaa osaamista?

Jos olet hoitanut monenlaista tehtävää esim. toimistosihteerinä, tehtävät voivat muuttua tulevan toiminnan tarpeita vastaaviksi.  Jatkossa esim. talous-, hallinto- ja HR-tehtävät ovat omia kokonaisuuksia.  

Mitä työehtosopimusta yksityiseltä puolelta siirtyvä tukipalveluiden henkilöstö noudattaa jatkossa?

Pääsääntöisesti nykyistä sopimusta ko. sopimuksen sopimuskauden loppuun. Jotta yhdenvertainen kohtelu kuitenkin toteutuisi, pyritään tulijat siirtämään samaan työehtosopimukseen muun siirtyvän henkilöstön kanssa sopimalla tästä työehtosopimuksien neuvotteluosapuolien välillä.

Mistä löytyvät HR:n avoinna olevat tehtävät?

Hausta on tullut tieto luovuttavien organisaatioiden, esimerkiksi kuntien, kirjaamoiden sähköposteihin. Kirjaamoista tietoa on välitetty esimerkiksi organisaatioiden introihin. Haku on sisäinen, joten ulkoisen Kuntarekryn kautta tehtäviä ei voi hakea. Sisäisesti haussa oleviin tehtäviin pääsee Kuntarekryn linkkien kautta, jotka on julkaistu haettavien tehtävien yhteydessä introissa ja sähköposteissa. Jos ilmoitus haettavista tehtävistä ei ole tavoittanut sinua, ole yhteydessä simo.oksanen@hyvaks.fi tai tero.manninen@hyvaks.fi

Mitä tarkoittaa: "Palvelujohtaja, palvelupäällikkö, palveluvastaava valitsevat alaisensa?" Eivätkö alaiset siirry automaattisesti, vaan em. valitsevat työntekijät? Tuleeko siis näihin tehtäviin hakea?

Alaiset siirtyvät automaattisesti, jos työtehtävät pysyvät samoina.

Voiko hyvinvointialueella siirtyä sisäisellä siirrolla kunnasta/työpaikasta toiseen? Jos minulla on vakituinen paikka Saarikalla, niin voinko siirtyä Hankasalmelle jos siellä olisi paikka? Tässä tarkoitan työntekijästä lähtevää halua siirtyä.

Hyvinvointialue muodostaa yhden työnantajan eli 1.1.2023 alkaen siirryttäessä tehtävästä toiseen työsuhde jatkuu katkeamattomana. Työnantaja kannustaa sisäiseen liikkuvuuteen.  

Miten lisätään hyvinvointialueen asiantuntijatehtävien veto/pitovoimaa?

Koko organisaation tasolla hyvä johtaminen on yksi kriteeri veto- ja pitovoiman lisäämiseksi. Vuoden 2023 tavoitteena on perustaa Hyvaks Akatemia -johtajakoulutus. Tavoitteena on, että hyvinvointialueen johto, keskijohto ja lähiesimiehet saavat koulutuksen kautta johtamisen työkalupakin. Hyvinvointialueella halutaan tarjota myös mahdollisuuksia vaikuttaa omaan työpäivään ja työympäristöön tullaan panostamaan.

Mihin toimiin pitäisi ryhtyä, jotta alueemme on jatkossa houkutteleva työnantaja sosiaalihuollon työntekijöille tai muille terveydenhuollon ammattilaisille?

Houkuttelevuus on monien toimenpiteiden summa, joita myös HR-valmistelussa on mietitty. Työnantajan houkuttelevuus kulminoituu henkilökunnan työhyvinvoinnissa sekä veto- ja pitovoimassa, joka on myös hyvinvointialueen strategiassa mainittuna yhdeksi menestystekijöistä. Ensi vuonna strategiaa toiminnallistettaessa on hyvä hetki miettiä, miten työhyvinvointia sekä veto- ja pitovoimaa voidaan edistää työpaikoilla.

Milloin henkilöstösijoittelu on tehty konsernihallinnon osalta? Tulevatko kaikki uudet paikat hakuun, ja milloin?

Organisaatio rakentuu toimintojen osalta alhaalta ylöspäin, mutta henkilöstön nimittämisen osalta edetään ylhäältä alaspäin. Esimiehet nimittävät omat alaisensa. Rekrytoinnit ovat viivästyneet yksinkertaisesti sen takia, että ressurssia on ollut liian vähän monen rekrytoinnin hoitamiseksi.

Lasse Leppä on aloittanut konsernihallinnon toimialajohtajana ja hallinnon vastuualuejohtajat on jo pitkälti valittu. Vähitellen valitut henkilöt ovat päässeet tehtäviinsä kiinni ja edetään seuraavalle tasolle eli päällikkötasojen tehtäviin. Siirtyville henkilöille on löydetty paikat organisaatiosta. Tiedotamme jatkuvasti rekrytointien etenemisestä.

Työsuhde - työaika

Millä aikataululla vahvistuu millä työaikamuodolla esim. hyvinvointialueella kotihoito tulee työskentelemään?

Työaikojen ja työaikamuotojen sekä lepotaukojen suhteen tehdään tarkastelua, arvioidaan yhtenäistämistarve ja tehdään harmonisointia. Harmonisointi alkaa vuonna 2023. 

Saako muita kuin lakiin perustuvia osa-aikaisuuksia myöntää tänä vuonna niin, että osa-aikaisuus (esim. 78. 43%) jatkuu hyvinvointialueen puolella esim. ajalle 1.10.2022-31.5.2023?

Luovuttavat organisaatiot tekevät itse päätökset. Kannattaa miettiä hyvinvointialueen toiminnan kannalta, onko osa-aikaisuuden jatkaminen välttämätöntä. Toisaalta esim. osa-aikaisuus voi olla välttämätöntä myöntää esim. työssäjaksamisen kannalta. 

Osa työntekijöistä ruokailee työajalla ja osa omalla ajalla, jopa melko samantyyppisissä työtehtävissä. Tullaanko tässä tekemään yhtenevät harmonisoinnit?

Työaikojen ja työaikamuotojen sekä lepotaukojen suhteen tehdään tarkastelua, arvioidaan yhtenäistämistarve ja tehdään harmonisointia. Harmonisointi alkaa vuonna 2023. 

Esihenkilöt ja arjen työ

Jos puhtauspalvelupuolen laitoshuoltaja on vuosilomalla vuodenvaihteen yli, kuka etsii sijaisen tammikuun puolella oleviin lomapäiviin?

Sijaisen etsii ja sopii nykyinen esihenkilö, jos uusi ei ole vielä tiedossa tai jos ko. esihenkilö ei siirry/jatka ko. esihenkilötehtävässä. Hoidetaan asiat hyvällä yhteistyöllä siirtäen tietoja ja turvaten palvelut.

Onko hoitotyöllä esimiestä ja kuinka hoitotyön johtaminen muodostuu jatkossa?

Aluevaltuustossa käytiin professiovastuusta keskustelua 4.10. Hyvinvointialueella on linjattu, että professiovastuulliset (esim. vastaava lääkäri, ylilääkäri, hoitotyön ja sosiaalipuolen johto) ovat organisaatiorakenteessa samalla viivalla. He sijoittuvat organisaation arkkitehtuurissa sote-toimialajohtajan suoraan alaisuuteen. Hoitotyö on yhdenvertainen vastuualue muiden vastuualueiden kanssa. 

 

Kuka toimii esihenkilönäni? Milloin tämä selviää?

Esihenkilötehtäviin kiinnittäminen etenee parhaillaan. On aloitettu organisaation ylimmistä esihenkilöistä ja edetään portaittain.  

Miten pitkälle mahdollisten uusien perustettavien asiantuntijatehtävien haku menee? Nykyinen epäselvä ja epävarma tilanne houkuttelee herkästi harkitsemaan siirtymistä toisten työnantajien palvelukseen

Uudet perustettavat asiantuntijatehtävät harkitaan tapauskohtaisesti, kun hallintosäännön mukainen valintaa tekevä esihenkilö on kiinnitetty tehtäväänsä. Esihenkilöidenkin valintoja tehdään pala kerrallaan ja porras portaalta. Uusia, mielenkiintoisia työtehtäviä on tulossa esihenkilöille ja muille asiantuntijoille. Kannattaa miettiä, löytyisikö mielenkiintoa ja osaamista uusiin tehtävään. 

Säilyykö esihenkilötyö? Aiotaanko hyvinvointialueella kokeilla uusia johtamisen tapoja ilman esihenkilöitä?

Tässä vaiheessa on tiedossa, että työt jatkuvat kuten ennenkin 1.1.2023. Esihenkilöitä tarvitaan nykyisen hallintosäännönkin mukaisesti edelleen moniin tehtäviin. Esihenkilöllä on paljon vastuuta toiminnan, talouden ja henkilöstön johtamisessa, kuten myös paljon vapausasteita miettiä toiminnan johtamista. 

Jos yksikössä on ollut käytössä autonominen työnsuunnittelu, säilyykö se? Osalla henkilöstöstä ollut se käytössä Titaniassa ja helpottanut arjen työvuorojen järjestelyä merkittävästi.

Kyllä säilyy ja sen yhä laajenevaa käyttöönottoa suositellaan niille yksiköille, joissa se ei ole vielä käytössä juurikin noiden hyvin vaikutusten vuoksi. Joihinkin sen periaatteisiin voi tulla muutoksia. 

Nyt jo pitäisi sopia työpalavereja alkuvuoteen. Vielä ei ole tullut tietoa, millä maantieteellisellä alueella työpiste sijaitsee tai mitkä ovat työtehtävät. Kaikki tiedonmuruset ovat tärkeitä helpottamaan tilannetta.

Hyvinvointialueen valmistelu etenee taso kerrallaan. Jokaisella vaiheessa on henkilöitä sopimassa vastuunjaoista, kun saamme organisaatiorakenteen ja vastuut jaettua. Kun vastuuhenkilöitä saadaan valittua, saadaan myös asioita rullaamaan eteenpäin ja päästään konkretiaan. 

Esihenkilötyö - valinnat tehtäviin

Onko valinnat eri tehtäviin läpinäkyviä? Miten niistä tiedotetaan?

Valinnoissa noudatetaan sekä hallintosääntöä ja haku ulotettaan liikkeen luovutuksen piirissä olevaan henkilöstöön aina ensiensivaiheessa. Hakuun tulevista paikoista ilmoitetaan Hyvaks:n tiedotuskanavia pitkin.

Kuka päättää erilaisten projektien vetäjät ja vastuuhenkilöt jatkossa?

Hallintosäännön mukainen esihenkilö.

Mitä tarkoittaa: "Palvelujohtaja, palvelupäällikkö, palveluvastaava valitsevat alaisensa?" Eivätkö alaiset siirry automaattisesti, vaan em. valitsevat työntekijät? Tuleeko siis näihin tehtäviin hakea?

Alaiset siirtyvät automaattisesti, jos työtehtävät pysyvät samoina.

Olen ymmärtänyt, että nykyisistä organisaatioiden esihenkilöistä useammalle ei ole enää esimiestehtäviä uudessa organisaatiossa. Miten he tulevat käyttäytymään, joita ei valita esihenkilöiksi? Kuinka turvataan yksiköiden työrauha ja tiedon siirtyminen?

Esihenkilötehtävät selviävät, kun valintoja tehdään. Tehtävät riippuvat esihenkilötehtävien tasosta eri organisaatioissa. Henkilöstöä siirtyy 26:sta eri organisaatiosta hyvinvointialueelle, joista kaikille ei luultavasti ole samanlaisia esihenkilötehtäviä tarjolla. Hyvinvointialueella, erityisesti järjestämisen puolella, tulee kuitenkin olemaan uusia mielenkiintoisia tehtäviä tarjolla. Vielä hankala sanoa, kuinka monelle on esihenkilötehtäviä ja kuinka monelle ei. 

Esihenkilöitä on sosiaali- ja terveydenhuollon tehtävissä paljon. Kaikille ei varmaankaan löydy hyvinvointialueella vastaava työtä. Miten heidät sijoitetaan?

Oletuksena on, että lähiesimiehille on kyllä työtä omien yksikköjensä johtamisessa. Ylemmällä tasolla ei varmaan ole kaikille vastaavia tehtäviä, mutta toisaalta henkilöstöä eläköityy paljon ja hyvinvointialueelle tulee uusia, mielenkiintoisia tehtäviä. Tehtävien muutoksista käydään yhteistoiminnan mukaiset neuvottelut asianosaisten kanssa.

Aloittavatko uudet palvelujohtajat ja -päälliköt heti/ennen vuoden vaihdetta valintojen tapahduttua?

Uudet palvelujohtajat aloittavat vakituisesti viroissaan 1.1.2023. Syksyisten valintojen yhteydessä keskustellaan, pystyykö valittu palvelujohtaja irrottautumaan organisaatiostaan koko- vai osa-aikaisesti hyvinvointialueen virkaan. Tämä riippuu luovuttavan organisaation tilanteesta. Järjestelyn syy on se, että henkilöt valitaan joka tapauksessa määräaikaisesti virkoihin. He ovat liikkeen luovutuksella siirtyvien joukossa eikä heidän eduissaan tapahdu mitään menetyksiä sen johdosta. Jos henkilö tulee suoraan hoitamaan palvelujohtajan tehtävää, hän irtisanoutuu omasta tehtävästään luovuttavassa organisaatiossa. Tällöin hän ei olisi enää liikkeen luovutuksella siirtyvän henkilöstön asemassa. Kun aloitus tehtävissä tapahtuu jo ennen hyvinvointialueelle siirtymistä, turvataan tiedon liikkuminen ja turvallinen siirtyminen hyvinvointialueelle.  

Voiko esihenkilö siirtyä suoraan esim. palveluvastaavaksi, jos tällä hetkellä nimike osastonhoitaja?

Se on  mahdollista.

Miksi joihinkin palveluvastaavien tehtäviin on tehty suoria valintoja ja vain osa tehtävistä on laitettu sisäiseen hakuun? Tämä ei mielestäni aseta maakunnan hakijoita tasa-arvoiseen asemaan.

Tähän on perusteet. Yksiköt, joissa toiminta pysyy entisellään, siirtyy suoraan. Esimerkkinä asumispalveluyksiköt. Organisaatiomuutoksia on tapahtunut lapset, nuoret ja perheet -palveluissa. Jos muutoksen johdosta samaan yksikköön on ollut tulossa kaksi esihenkilöä, on nähty reilumpana valita tehtävään sisäisen ilmoittautumismenettelyn kautta.

Esihenkilötyö - esihenkilötyön muutokset

Säilyykö lähiesihenkilöiden työnkuvan samanlaisena?

Pääsääntöisesti kyllä, mutta tehtävissä voi tapahtua muutoksia toiminnallisista tarpeista johtuen.

Mitä tehtävää teen? Milloin tämä selviää?

Teet nykyistä tehtävääsi. Mikäli on toiminnallinen tarve sopia jostakin muusta, näitä tarkastellaan syksyn ja alkuvuoden 2023 aikana. Mikäli tehtävässä tapahtuu oleellinen muutos, se käsitellään yhteistoiminnallisesti vuoden vaihteen jälkeen.

Minkä tason johtajakoulutuksesta (JET, YAMK) Hyvaks-akatemiassa annetaan?

Ajatuksena on, että kaikki halukkaat pääsisivät koulutukseen. Hyvaks-akatemiaa lähdetään toteuttamaan aaltoina ylhäältä alaspäin, alkaen pilotoinnilla. Ohjelmaa tullaan räätälöimään ja tarkoituksena olisi, että Hyvaks-akatemiasta saisi "mini-MBA:n". Isoissa kansainvälisissä yrityksissä on hyvin normaalia panostaa henkilöstön johtamiskouluttamiseen. Se on tätä päivää, että kaikki esihenkilöt koulutetaan.

Lomien hakeminen

Mitä tapahtuu säästövapaille?

Säästövapaat siirtyvät hyvinvointialueelle. Niitä kannustetaan pitämään vuoden 2022 aikana toiminnan niin salliessa mahdollisimman paljon.

Tuleeko säästövapaat/ylityötunnit pitää pois ennen hyvinvointialueelle siirtymistä vai voiko niitä edelleen säästää/siirtää hyvinvointialueelle pidettäväksi?

Suositus luovuttaville organisaatioille on, että säästövapaita, liukuvan työajan saldoja, työaikapankkivapaita ym. pyritään vähentämään eli pitämään pois. Ne ovat kaikki rahanarvoista siirtymää hyvinvointialueelle, mutta muodostuneet nykyisissä organisaatioissa. Suosituksena on, ettei säästövapaita enää myönnettäisi, vaan niitä pyritään vähentämään ja sitten vain ne säästövapaat, joita ei ole voinut pitää, siirtyvät hyvinvointialueelle.

Mitä tapahtuu lomarahavapaille?

Lomarahavapaat siirtyvät.

Entä jos loma alkaa 1.1.23, haetaanko takautuvasti uuteen järjestelmään?

Loma suunnitellaan ja viedään hyvinvointialueen järjestelmiin, viimeistään heti vuoden alussa. Noudatetaan nykyisiä ohjeita lomien hakemisesta. 

Vaikuttaako hyvinvointialueeseen siirtyminen kesän 2023 lomarahavapaiden myöntämiseen?

Lomarahavapaita myönnetään aina toiminnalliset tilanteet huomioiden. Sinällään hyvinvointialueelle siirtyminen ei siihen vaikuta.

Tehdäänkö ensi talven ja kesän lomien haku entiseen tapaan organisaatiossa nykyisin käytössä olevalla järjestelmällä?

Hakeminen ohjeistetaan vuoden 2023 puolella. Lomat haetaan käyttöön otettavalla HR-järjestelmällä, jonka käyttöön ohjeistetaan toiminnan käynnistyessä

Voiko matkan jo varata ensi kevättalveksi nykyisen esihenkilön myöntämään ajankohtaan?

Tähän on vaikea antaa yksiselitteistä vastausta. Mikäli yksikössä on vakiintunut tilanne, eikä muutoksia ole tulossa, lomia on todennäköisesti voitu jo yksikössä suunnitella, jonka mukaisesti työntekijät voivat toimia. Toisaalta yksiköitä, joissa tapahtuu muutoksia esim. yhteen liittymisiä, jolloin loma-asiat katsottaneen koko uuden porukan kanssa yhdessä toiminnan tarpeista käsin.

Voiko luovuttavassa organisaatiossa vuonna 2022 haettu ja myönnetty vuorotteluvapaa alkaa vuoden 2023 puolella?

Kyllä. Haetut ja päätetyt vuorotteluvapaat, kuten muutkin päätetyt vapaat alkavat sovitusti. Tässä on kuitenkin tarkasti huomioitava loppuvuoteen annetut ohjeet vapaiden antamisesta.

Työterveys ja edut

Mistä saan jatkossa työterveyspalvelut?

Työterveyshuollon palvelujen sopiminen on parhaillaan käynnissä. Työterveyshuollon palvelutarjoaja tulee olemaan Työterveys Aalto Oy. Tarkat yhteystiedot informoidaan myöhemmin. 

Minkä laajuiset työterveyspalvelut hyvinvointialueelle tulee?

Työterveyshuoltopalvelujen sopiminen on parhaillaan käynnissä.  

Onko tietoa, tuleeko työterveyshuollon sopimus olemaan henkilöstölle laaja vai suppea?

Tavoitteena on, etteivät työterveyshuollon palvelut heikkene. 

Mitä tarkoittaa konkreettisesti yhteistyö Työterveys Aallon ja luovuttavien kuntien välillä, kun palveluntuottajana on esim. Pihlajalinna?

Työterveys Aalto on varsinaisen sopimuskumppanimme, joka hankkii alihankintana palveluita kumppaneiltaan. Työntekijälle tämä ei näy, jos hänen työterveyden pisteensä sijaitsee Mehiläisessä. Alihankkijalta hankittavan palvelun palvelutaso on sama, vaikka palvelun tuottaja olisi Mehiläinen tai Pihlajalinna. 

Paraneeko työterveyshuolto? Voisiko työterveyshuollon sopimusta avata enemmän?

Siirtyvissä organisaatioissa on ollut erilaisia työterveyshuollon sopimuksia. Sopimusten sisältö tulee muuttumaan hyvinvointialueella, joten työterveyshuollon kokemukset voivat vaihdella eri organisaatioista siirtyvien työntekijöiden kesken. Hyvinvointialueen työterveyshuollon sopimus perustuu kahden suurimman organisaation, KSSHP:n ja Jyväskylän kaupungin, nykyisiin sopimuksiin. Palvelusopimuksen sisällöstä neuvotellaan yhteistoiminnassa. Tulossa on sopimus, jossa otetaan huomioon työkyvyn tukeminen ja ennaltaehkäisevä ote. Yhteistyössä työnantajan, henkilöstön ja työterveyshuollon kanssa rakennetaan työhyvinvointia ja ylläpitää työkykyä.

Millaisia henkilöstöetuja hyvinvointialueelle tulee?

Henkilöstöetuja tulee hyvinvointialueelle. Henkilöstöetujen suunnittelu on parhaillaan käynnissä.

Poistuvatko nykyiset työsuhde-etuudet (esim. E-passi, kuntosali yms.)?

Hyvinvointialueella päätetään käyttöönotettavista hyvinvointialueen henkilöstöeduista. Ne eivät ole siirtyviä etuja. 

Jos on ollut voimassaoleva sivutoimilupa, etätyölupa, oman auton käyttölupa jne., haetaanko ne uudelleen ja kenelle ne osoitetaan?

Näiden osalta ovat ohjeet valmistelussa ja kyllä uudet sivutoimiluvat joutuu hakemaan ja sopimaan etätyöstä oman esihenkilön kanssa. 

Tuleeko paikallisia henkilöstöetuja esim. uimahalleihin tai julkisen liikenteen käyttöön?

Henkilöstöetujen suunnittelu on parhaillaan käynnissä.  

Tehdäänkö etätyöhön jonkinlaiset yhteiset ohjeet?

Kyllä tehdään.

Jatkuuko henkilöstön palkitseminen hyvinvointialueelle siirryttäessä? Olen ollut kaupungin palveluksessa pian 20v, mutta tuo aika tulee täyteen alkuvuodesta. Saanko enää 5 päivän vapaata 20 vuoden palveluksesta?

Hyvinvointialueelle tulevat omat henkilöstöetuisuutensa. Liikunta- ja kulttuuriedun tulo on vahvistettu ensimmäisenä näistä.

Jos on monta toimipaikkaa, saako “firman” autoja käyttöön?

Toiminnat ratkaisevat mikä on tarkoituksenmukaista käyttöä.  Autoja tulee varmaankin käyttöön siellä, missä niitä on tälläkin hetkellä ollut.

Onko jossain jo tietoa henkilöstöeduista?

Henkilöstöeduista tulee tietoa Polku-intraan. Henkilöstöetujen laajuus riippuu siitä, kuinka paljon talousarviossa varataan resursseja henkilöstöetuihin. Henkilöstöetujen tasosta saadaan varmuus, kun valtuusto hyväksyy talousarvion marraskuun lopussa. Näyttää siltä, että esittämiämme ja toivomiamme henkilöstöetuja saadaan keskustelujen jälkeen mahdutettua talousarvioon.

Sosiaalialan henkilöstön työnohjausten turvaaminen muutostilanteessa on ensiarvoisen tärkeää työhyvinvoinnin ja myös asiakasturvallisuuden näkökulmasta. Miten varmistatte työnohjausten sujuvan jatkumon hyvinvointialueella siirryttäessä?

Lakisääteiset työnohjaukset jatkuvat (esim. psykiatria) omin kilpailutuksin ja sopimuksin. Työnohjaukset jatkuvat tarvelähtöisesti vuoden vaihteen yli ja jälkeen. Työnohjauksissa hyödynnetään hyvinvointialueen sisäisiä työnohjaajia, joista ei ohjata kustannuksia yksiköille. Mikäli käytetään ulkopuolista työnohjausta, työnohjauskustannukset kohdentuvat yksikköön, jonne työnohjausta tilataan ja kohdennetaan.  

Työnohjauksesta laaditaan sopimus ja ulkopuolisissa työnohjauksissa lisäksi sovitaan kustannuksista. Työnohjauksien tarpeenarvioinnissa työhyvinvointitiimi tukee esihenkilöitä. Työnohjauspalveluiden kilpailutus tehdään vuoden 2023 aikana. 

Hyvinvointialueen strategia

Onko järjestämislaissa vaaditut omavalvontaohjelman mittaristovaateet huomioitu näissä?

Työ jatkuu vielä. Kaikki oleelliset mittarit ja tavoitteet saadaan kyllä mukaan. TerveSuomi -dataa kerätään nyt parasta aikaa, data saadaan hyvinvointialueelta toukokuussa 2023. 

Mihin toimiin pitäisi ryhtyä, jotta alueemme on jatkossa houkutteleva työnantaja sosiaalihuollon työntekijöille tai muille terveydenhuollon ammattilaisille?

Houkuttelevuus on monien toimenpiteiden summa, joita myös HR-valmistelussa on mietitty. Työnantajan houkuttelevuus kulminoituu henkilökunnan työhyvinvoinnissa sekä veto- ja pitovoimassa, joka on myös hyvinvointialueen strategiassa mainittuna yhdeksi menestystekijöistä. Ensi vuonna strategiaa toiminnallistettaessa on hyvä hetki miettiä, miten työhyvinvointia sekä veto- ja pitovoimaa voidaan edistää työpaikoilla. 

Miten turvataan hankintasopimusten turvallinen siirtymä? Päätökset tehdään valtuustossa vasta marraskuun loppuun mennessä. Riittääkö joulukuu palveluntuottajien tiedottamiseen ja sopimusten jakamiseen yms.?

Tärkeää on käydä sopimusneuvotteluja, joissa pyritään löytämään molempia tyydyttäviä ratkaisuja. Sopimus on kestävällä pohjalla, kun molemmat kumppanit voittavat. Olemassa olevien ja katkeamattomia sopimuksia prosessoidaan. Sopimukset pyritään siirtämään saumattomasti, jotta ne ovat voimassa myös ensi vuoden puolella hyvinvointialueella. Valmistelua on tehty jo pitkään ja vuoropuhelu on jatkuvaa osapuolten välillä.

Talous

Mikä on todellinen talousarvion alijäämä suunnitelmassa verrattuna v. 2022 toteuman ennusteeseen?

Talousarvion alijäämä on noin 3-4%, mikä tulee olemaan valtion tuen osuus. Vuosi 2023 on siirtymävuosi, jolloin voimme olla vielä alijäämäisiä. Jotta 44 miljoonaa jäisi todelliseksi alijäämäksi, vaatii tämä tuottavuusohjelman elementtejä. Tulevien vuosien aikana tulee keskittyä strategiatyön kautta kohdistuviin tuottavuusohjelmiin, joiden kautta on mahdollista pysyä 44 miljoonan alijäämäisessä tilanteessa. 2-3 vuoden sisällä on tarkoitus saavuttaa taloudellinen tasapaino. Viimeistään 2025 tulisi olla mieluummin lievästi ylijäämäinen. 

TA2022 oli tarkoituksella alibudjetoitu (kuntaosuuksien johdosta) eikä vastaa mitenkään aiempien vuosien toteumaa / todellisuutta, miten tämä on huomioitu?

Hyvinvointialueella on 4 % kertakorvaus, joka on arvioltaan saman verran kuin ensi vuodelle arvioitu alijäämä. 

Missä vaiheessa budjetti annetaan yksikkötasolle saakka?

Aluehallituksen on tarkoitus vahvistaa joulukuussa tarkemmat käyttösuunnitelmat, jotka viedään palveluyksikkö- ja toimipistetasolle. 

Mikä taho hoitaa laskutusta hyvinvointialueen perusterveydenhuollossa?

Laskujen tarkastusta ja hyväksymistä koskeva ketju tulee olemaan hyvinvointialueen toimintaa ja niiden henkilöiden vastuulla, joilla on toimivaltaa tarkastaa ja hyväksyä laskuja sekä tietoa, onko laskutettu oikein. Laskujen hallinnointi siirtyy inhouse-yhtiöön, eli Monetraan.

Siirtyvätkö kuntien tämänhetkiset leasing sopimukset (laitehankintoja koskevat) suoraan HVA:lle vai yhtenäistyvätkö sopimukset jonkun tietyn leasing organisaation alle?

Lähtökohta on, että voimassa olevat, laitekohtaiset leasingit siirtyvät ja kuntakohtaiset jaetaan (kuntaan jäävä / hva:lle siirtyvä irtaimisto). ICT-leasing sopimusten osalta siirtyvät sellaisenaan ja yhtenäistämiset ja yleensäkin leasing palveluiden käyttö määritellään myöhemmin.

Tietojärjestelmät ja työvälineet

Onko hva:lle tulossa yhteinen Share Point -tyyppinen järjestelmä? Mikäli tällainen ratkaisu ei ole lähiaikoina näköpiirissä, niin millä alustalla tällainen tiedonkeruu ja -vaihto on tarkoitus toteuttaa?

Kyllä. Kuntien Sharepoint-ympäristöistä on tarkoitus tuoda sisältöä hyvinvointialueen Sharepointiin. 

Milloin hyvinvointialueen Sharepoint tulee käyttöön?

Hyvinvointialueen Sharepointilla tarkoitetaan tässä yhteydessä KSSHP Arkki -ympäristöä, joka päivitetään vielä loppuvuodesta uuteen versioon. Eli ts. on jo käytössä. 

Missä keskitetty IT-tuki on jatkossa? Vastaako Istekki tästä kokonaisuudesta?

Tukipalvelu on nyt hyvin monikanavainen ja tukea saa eri asioihin eri kanavilta. Ensi vuoden ajan tulee olemaan vielä useita tukipalvelun tuottajia. Yhteinen tukipalvelu on kuitenkin keskeinen kehittämiskohde, jolloin yksi kanava ohjaisi käyttäjän oikeille tukipalvelun tuottajille. 

Onko sosiaalihuoltoon tulossa laajemmin sähköistä ajanvarausta?

Jos organisaatiolla on ollut jo sähköinen ajanvaraus käytössä, pysyy ominaisuus siirrossa. Ominaisuus laajenee todennäköisesti muidenkin käyttöön, joilla ei sitä aiemmin ollut. 

Löytyykö jatkossa intrasta tai Sampo -ohjepankista useissa yksiköissä olevia tulostettavia seurantalomakkeita esim. pkv-lääkkeisiin tai tiliöintiin liittyen?

Sampo-ohjepankkiin kootaan hoito- ja asiakastyössä tarvittavia ohjeita, lomakkeita ja kyselyitä. Ohjeet eivät siirry itsestään Sampo-ohjepankkiin nykyisistä järjestelmistä. Sampo-ohjepankkiin valitaan sisällön ylläpitäjät, joille järjestetään koulutusta Sampon käytöstä ja ohjeiden siirrosta. Ammattilaiset pääsevät Sampo-ohjepankkiin Polku-intran kautta, ja potilaille ja asiakkaille tarkoitetut ohjeet nostetaan Sampo-ohjepankista hyvaks.fi -verkkosivulle tai annetaan linkkinä tai tulosteena mukaan. Ammattilaiset pääsevät Sampo-ohjepankkiin Polku-intran kautta. Potilaille ja asiakkaille tarkoitetut ohjeet nostetaan Sampo-ohjepankista hyvaks.fi -verkkosivulle tai annetaan linkkinä tai tulosteena mukaan. Pääkäyttäjät ovat Sampo-ohjepankin käytössä tukena. 

Säilyvätkö nykyiset tietojärjestelmät vai tuleeko niiden osalta muutoksia/ yhdenmukaistamista?

Potilastyön ja sosiaalihuollon osalta nykyiset tietojärjestelmät säilyvät.
Sosiaalihuollon ProConsona/OMNI360- ja SosiaaliEffica-järjestelmien
osalta suoritetaan tietokantojen yhdistäminen yhdeksi yhteiseksi
tietokannaksi (yksi ProConsona/OMNI360-kanta ja yksi SosiaaliEffica-
kanta). 


Tämän vuoksi sosiaalihuollon tietojärjestelmäprojekteissa on tehty
toimintamallien yhdenmukaistamista ja työ tulee jatkumaan ensi vuonna.
Yhdenmukaistamisen valmistelussa on ollut mukana järjestelmän käyttäjiä
kunnista. Tältä osin on myös suunniteltu koulutusta loppukäyttäjille.
Tiedotus tästä järjestelmäprojekteista käsin.
 

Mitä tietojärjestelmiä on valittu potilastyöhön?

Potilastyössä jatkuu nyt käytössä olevien potilastietojärjestelmien Lifecare ja Pegasos käyttö hyvinvointialueelle siirryttäessä. Loppukäyttäjillä ei siis vaihdu potilastietojärjestelmä.

Mitä tietojärjestelmiä on valittu sosiaalipalveluihin?

Sosiaalihuollon palveluissa jatkuu jo käytössä olevien tietojärjestelmien käyttö (ProConsona/OMNI360 ja SosiaaliEffica). 

Mikä tietojärjestelmä on talouden käytössä?

Asiakas- ja potilastietojärjestelmäprojekteissa on suunniteltu koulutukset uuden laskutuksen Fina-integraation osalta. Koulutuksista tiedotetaan projektien toimesta ja myös kohderyhmät tarkennetaan projekteissa.

Mitä tietojärjestelmiä on valittu pelastuslaitokselle?

Pelastuslaitos siirtyy hallinnon turvallisuusverkon (TUVE) käyttäjäksi 13.12.2022. 
Muut järjestelmät hyvinvointialueen yhteisiä (esim. hr- ja palkkahallinnon järjestelmät).
 

Milloin mahdollisiin uusiin järjestelmiin tarvittavat koulutukset järjestetään?

Potilastyön ja sosiaalihuollon työn osalta ei ole tulossa käyttöön uusia     
järjestelmiä. Nykyisiin järjestelmiin tulee kuitenkin tehdä erinäisiä
muutoksia hyvinvointialuetoiminnan käynnistymisen johdosta. Näiden
osalta tarvittavat koulutukset suunnitellaan ja tiedotetaan
järjestelmäprojekteista käsin.

Tuleeko jossain vaiheessa selkeät ohjeet ICT-asioihin liittyen?

Olemme saamassa ohjeistusta ICT:stä.  Käyttäjätunnukset lähtevät turvapostilla ihan lähiaikoina hyvinvointialueen työntekijöille.  ICT-asiat ovat myös aiheena torstain esihenkilöperehdytyksessä. Esihenkilöperehdytyksessä käydään läpi akuutteja ICT:n liittyviä asioita, jotka ovat tärkeitä tietää vuoden vaihteessa. Esihenkilöperehdytysten tallenteet ovat nähtävissä myös jälkikäteen. ICT-asiat ovat myös aiheena seuraavilla henkilöstön aamukahveilla 16.11. 

Tuleeko käyttäjille laitteistot ja ohjelmistot edelleen kunnalta vai hyvinvointialueelta? Esim. CGI:n ja Innofactorin lisenssit ovat edelleen kunnilla itsellään hallussa.

Lisenssien ja ohjelmistojen osalta on ollut erillisvalmistelu käynnissä. ICT-sopimuksia on käyty läpi yhdessä kuntien kanssa. ICT-sopimuksia on siirtymässä kunnilta hyvinvointialueelle noin 800. Sopimukset siirtyvät joko kokonaisuudessaan tai jaettuna hyvinvointialueen ja kunnan välillä. Jatkossa lisenssikuviot tulevat hyvinvointialueen puolelta. Alkuvuoden kuntatransitio vaikuttaa vielä toimintaan. Ensimmäisen vuosipuoliskon aikana pyritään transitiosta eroon. 

Laitetoimitusprosessit hoitaa Istekki. Yhteistyötä tehdään kuntien ICT-henkilöiden kanssa sekä muiden palvelutuottajien kanssa, esimerkiksi Joki-ICT:n kanssa pohjoisessa Keski-Suomessa.  

Kuka on Jyväskylän ICT-yhteyshenkilö?

Jyväskylän on organisaationa laaja eikä sen takia ole järkevää nimetä yhtä ICT-yhteyshenkilöä. Käytetään yhteisiä ja sovittuja tukikanavia mieluummin. Tarkennamme viestintäämme tukipalveluverkostosta. Erityisesti isompien organisaatioiden osalta ICT-tukipalveluiden toiminta on järjestäytynyttä ja toimii HelpDesk-toimintojen kautta yksittäisten ihmisten sijaan.  

Säilyvätkö KSSHP:ssä jaetut verkkoasemat, joita on käytössä esim. eri palveluissa? Entä henk.koht M-asemat: siirtyvätkö johonkin uuteen sijaintiin vai säilyykö sijainti?

KSSHP:n ja Seututerveyskeskuksen henkilöstön kaikki verkkoasemat säilyvät. Verkkoasemiin ei ole suunniteltu muutoksia eikä sen osalta tarvitse hätiköidä.  

Siirtyvätkö nykyiset Teams-tiedostoni hyvinvointialueelle tietohallinnon toimesta?

Teams-tiedostot siirtyvät alkuvuoden 2023 aikana hyvinvointialueelle. 

Siirtyvätkö työasemani tiedostot hyvinvointialueelle tietohallinnon toimesta massasiirrolla?

Työaseman tiedostot eivät siirry. Ne tulee siirtää itse joko omaan kotihakemistoon verkkolevylle tai Onedriveen, jos omassa organisaatiossa on sellainen ollut käytössä. Hyvinvointialueella oma kotihakemisto sijaitsee M:-levyllä. 

Siirtyykö nykyisen OneDriven tiedot uuden tunnuksen kautta toimivaan OneDriveen?

Kyllä. 

Kuulin, että sähköiset tiedot kunnan puolella jäisivät "vain luku"-muotoon. Esimerkiksi OneDriven tiedostoja ei voisi enää muokata, kun ne siirretään hyvinvointialueen puolelle. Onko tästä tiedotettu tarpeeksi, jos näin on?

Kyllä, jäävät lukumuotoon. 

Onko pakko siirtyä käyttämään OneDrivea vai voinko käyttää vielä omaa henkilökohtaista verkkolevyä?

Hyvinvointialueelle tulee käyttöön sekä henkilökohtainen verkkolevy että Onedrive. 

Siirtyvätkö ensi vuodelle tehdyt kokouskutsut ja niiden tilavaraukset?

Kalenterit migroituvat, eli varaukset ja muut merkinnät siirtyvät uuteen ympäristöön. Kuitenkaan esimerkiksi kokouslinkit eivät toimi, eikä kalenterivarausta ei pysty muuttamaan enää. Tilavaraukset eivät todennäköisesti toimi kaikissa tapauksissa.

Varmin keino on tehdä uudet kutsut. Koska merkinnät kuitenkin siirtyvät, se helpottaa tunnistamaan jo sovitut tapaamiset ja helpottaa siten uusien varausten tekoa.

Jatkuuko sovellustuki LifeCareen liittyen ennallaan vai pitäisikö nyt jo huomioida tunnusten jatkohakemukset tämänhetkisen sovellustuen kautta ajatellen vuoden vaihdetta?

Sovellustuki säilyy ennallaan.

Tietojärjestelmät ja työvälineet - sähköposti

Milloin saan hyvaks-sähköpostiosoitteen?

Sähköpostiosoitteet ovat käytettävissä marraskuun aikana. 

Siirtyvätkö sähköpostini hyvinvointialueelle tietohallinnon toimesta? 

Kyllä siirtyvät. 

Sähköpostien säilymisestä ja siirtymisestä on ollut epäselvää viestintää. Osa sanoo, että sähköpostit tulee siivota ja tiedot säilyisivät. Osassa infoja sanottu, että sähköpostit siirtyvät ja tiedot säilyvät vain määräajan. Miten tämä on nyt?

Vanha sähköpostilaatikko siirtyy uuteen osoitteeseen kokonaisuudessaan. Vanhoja posteja ei tarvitse lähteä pelastamaan. On järkevää siivota turhia ja isoja tiedostoja muuton yhteydessä. Muuton aikana on hyvä hetki käydä läpi laatikoita ja luopua turhasta. Vanhat sähköpostit siirtyvät hyvinvointialueen puolelle ja säilyvät uudessa osoitteessa pysyvästi, vaikka vanha sähköpostilaatikko poistuu. 

Muuttuuko siis ksshp.fi loppuiset s-postiosoitteet?

Muuttuvat. Sähköpostiosoitteista tulee @hyvaks.fi -loppuisia kaikille. Tämän vuoden puolella voidaan lisätä sähköpostin allekirjoituksiin tieto, että osoitteet muuttuvat 1.1.2021. Ohjeistukset allekirjoituksen osalta tarkentuvat vielä. Vanhaan sähköpostiosoitteeseen laitetut viestit saa vielä alkuvuoden myös uuteen postiin. 

Otetaanko sähköpostien siirroissa huomioon se, että osa järjestelmistä vaatii käyttäjätietoihin käyttäjän sähköpostiosoitteen?

Otetaan huomioon ja suunnittelussa pyritään siihen, ettei tunnuksia tarvitse luoda kahdesti. Suunnittelussa huomioidaan, kuinka järjestelmään tunnistaudutaan ja onko järjestelmä yhteydessä johonkin muuhun infran palveluun.  Tämä käydään erityisesti läpi niiden järjestelmien osalta, joihin kirjaudutaan sähköpostilla. 

Eikö turvasähköposti toimi kuin yhdellä yhteydellä?

Valitettavasti. Turvasähköpostiin aiheutuu häiriötä ja virhetilanteita, jos sinne yrittää päästä kirjautumaan monien yhteyksien kautta. Tämä ohje ei ole vain hyvinvointialueella, vaan pätee kaikkiin turvasähköpostia käyttäviin yleisesti. Turvasähköposti vaatii saman koneen ja yhteyden, saman ip-osoitteen avautuakseen. Hyvinvointialueen tunnukset tulevat turvapostina sähköpostiin. Kannattaa avata turvaposti ja ottaa heti tunnukset talteen ja käyttöön.

Mikä on turvallinen paikka säilyttää turvasähköpostin tunnuksia ja salasanaa?

Ei missään tapauksessa ainakaan näppäimistöllä eikä post it -lapulla näytössä kiinni. Turvasähköpostin lisäksi on olemassa master-salasana, jonka takana on käytännössä kaikki ja säilytyksen tulee olla turvallista. Tunnusten ja salasanojen turvalliseen säilytykseen kehitetään selkeää ja tarkempaa ohjeistusta. 

Kuinka kauan vanhat sähköpostit säilyvät? Olisi ollut hienoa, jos viestit siirtyisivät uuteen sähköpostiin.

Viestien säilymisaika on kuntakohtaista. Voit tiedustella säilymisaikaa ja posteihin pääsyä oman kuntasi ICT-tuesta. 

Säilyvätkö/siirtyvätkö nykyisen työnantajan (esim. @jyvaskyla.fi) sähköpostiosoitteella tallennetut kansiot @hyvaks.fi osoitteelle? Entä ohjautuvatko saapuneet sähköpostit automaattisesti uuteen osoitteeseen?

Kansiorakenne säilyy, roskaposteja ja poistettujen viestien kansiota ei siirretä. Jos on käytössä suojattuja kansioita (käyttäjä on itse tehnyt suojauksen) niin ne eivät siirry. Edelleen ohjausta ei tule uuteen postiin, mutta vanhoja viestejä synkronoidaan uuteen 1.1.2023 asti.  
Kunnilla on erilaisia käytänteitä, voiko viestejä uudelleen ohjata (tämä tulee tarkistaa oman kuntasi IT-tuesta, jos haluat laittaa viestien edelleen lähetyksen käyttöösi siirtymäkaudella). 

Onko käyttöön tulossa turvasähköpostia?

Kyllä.

Miten erikoissähköpostiosoitteet ja kalenterit siirtyvät?

Jakelulistat ja resurssipostilaatikot sekä yhteiskäyttöiset postilaatikot eivät siirry, vaan ne tulee tilata hyvinvointialueella käyttöön.

Kun sähköposti muuttuu @hyvaks.fi-muotoon, onko mahdollista kopioida/siirtää kerralla kaikki sähköisen kalenterin ensi vuoden varaukset uuteen kalenteriin? Entä voiko @hyvaks.fi-osoitteen sähköistä kalenteria alkaa käyttää heti tunnukset saatuaan?

Kalenterit migroituvat, eli varaukset ja muut merkinnät siirtyvät uuteen ympäristöön. Kuitenkaan esimerkiksi kokouslinkit eivät toimi, eikä kalenterivarausta ei pysty muuttamaan enää. Tilavaraukset eivät todennäköisesti toimi kaikissa tapauksissa.   


Varmin keino on tehdä uudet kutsut. Koska merkinnät kuitenkin siirtyvät, se helpottaa tunnistamaan jo sovitut tapaamiset ja helpottaa siten uusien varausten tekoa. Kalenteria voi alkaa käyttää heti. 

Tietojärjestelmät ja työvälineet - laitteet

Työpiste, kännykkä, tietokone yms. vaihtuvat. Milloin tulee tieto, missä työskennellään ja milloin sovitaan kaikki laitteet?

Nykyisistä työvälineistä suurin osa siirtyy hyvinvointialueelle. Työvälineiden, jotka eivät ole siirtämis- tai käyttökuntoisia, tilalle hankitaan uusia. 

Ymmärsinkö oikein, että työvälineet (puhelimet ja tietokoneet) jäävät ihmisille siirtyessä hyvinvointialueelle? Kaupunki ei siis kerää niitä pois 1.1.23?

Hyvinvointialue vaihtaa vaiheistaen laitteita, jotka ovat uusimisen tarpeessa. Tietokoneille asennetaan uusi ohjelmisto kunta- tai työpistekohtaisesti. Mobiililaitteet liitetään hyvinvointialueen laitehallintaan (ts. poistetaan kuntaliitos).   

Tietojärjestelmät ja työvälineet - hyvaks.fi -tunnukset

Minne pitää olla yhteydessä, jos tunnuksia ei viimeistään viikon 47 aikana jostain syystä kuulu?

Kannattaa olla yhteydessä oman organisaation nykyiseen tukikanavaan tai nimettyihin ICT-yhteyshenkilöihin. Ei kannata huolestua, jos tunnukset eivät heti tule. Tunnukset toimitetaan ensisijaisesti siirtyvälle henkilöstölle, joka on pysyvässä työsuhteessa. Jos määräaikainen työsuhde on päättymässä vuoden vaihteessa, saa tunnuksen eri aikaan kuin siirtyvän henkilöstön listalla olevat. 

Milloin suunniteltu Jyväskylään tunnusten tulo?

Jyväskylän kaupungin henkilöstölle tunnuksia aloitetaan toimittamaan viikon 46 (21.11. alkaen) aikana. Tunnukset saattavat tulla useamman päivän aikana, sillä tunnuksia on paljon toimitettavana. Ensi viikon perjantaina 25.11. kannattaa tarkistaa, onko tunnusta tullut. Sitä seuraavalla viikolla voi jo kysellä, jos tunnusta ei ole tullut. 

Mikä on "turvallinen paikka", mihin tunnus otetaan talteen?

Jos käytössä on salasanojen säilytykseen tarkoitettu ohjelmisto, kannattaa sitä käyttää. KSSHP:ssa on asennettava KeepPass-salasanan säilytysohjelmisto, jonka voi asentaa salasanan talletusta varten. Lukollinen laatikostokin voi toimia. Erilaisia tietoteknisiä ja turvallisia ratkaisuja on olemassa. Tärkeintä on huolehtia, että tunnusta säilyttää sellaisessa paikassa, mihin muilla henkilöillä ei ole pääsyä.  

Meille on sanottu, että kaikki tietokoneet vaihtuvat. Mistä voi tietää, mikä on se kone, jolla turvaposti kannattaa nyt avata?

Käyttäjätunnukset tulevat vain kerran turvapostilla, josta ne tulisi tallentaa heti itselle. Tietokoneen vaihtuminen ei vaikuta turvapostiin. Turvaposti kannattaa avata sen saadessaan silloin käytössä olevalla koneella.

Kun tunnuksiin liittyvä turvaposti tulee s-postiin, vaikuttaako sähköisten tietojensiirto mitenkään asiaan?

Ei vaikuta. 

Minne/kenelle voi ilmoittaa väärällä nimellä (kaksiosainen nimi, joka ei ole käytössä) olevasta tunnuksesta ja sähköpostiosoitteesta, ennen kuin lähtee käyttöön?

Kannattaa ottaa yhteyttä tukipalveluun.

Hyvinvointialueen palvelut

Mikä muuttuu?

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimen palveluiden järjestämisestä vastaa 1.1.2023 alkaen Keski-Suomen hyvinvointialue. Keski-Suomen kunnat eivät enää vastaa sosiaali-, terveys- ja pelastustoimen palveluiden järjestämisestä.  

Säilyvätkö nykyiset toimipaikat?

Keski-Suomen terveys- ja sosiaaliasemat, Sairaala Nova ja muut toimipisteet säilyvät samana vuoden 2023 vaihtuessa. 

Säilyvätkö toimipaikkojen puhelinnumerot samana?

Toimipisteiden ja ammattilaisten puhelinnumerot säilyvät samana. Päivitysapunumero 116 117 sekä hätänumero 112 eivät muutu.

Miten turvataan hankintasopimusten turvallinen siirtymä? Päätökset tehdään valtuustossa vasta marraskuun loppuun mennessä. Riittääkö joulukuu palveluntuottajien tiedottamiseen ja sopimusten jakamiseen yms.?

Milloin aluejaosta päätetään?

Aluejako koskee vain vastuita. Vastuuhenkilöiden vastuiden tulee olla hallittavan kokoisia. Yksi henkilö ei voi vastata koko hyvinvointialueesta. Tämän takia alueita on pilkottu, jotta vastuu voidaan jakaa kohtuullisen kokoiseksi. Tällä pyritään pitämään toiminta hallinnassa. Samat pelisäännöt koskevat kaikkia alueita. Vastuunjaosta sovitaan sitä mukaa kuin rekrytoinnit etenevät ja valittavien henkilöiden vastuualueista sovitaan.

Onko aluejaot jo vahvistettu?

Asukkaan kannalta tarkasteltaessa asukas on aina hyvinvointialueella.  Hyvinvointialueen organisaatiota on pitänyt pilkkoa pienempiin osiin, koska maantieteellisesti laajalla alueella on paljon asukkaita ja työntekijöitä. Aluejaot on tehty sen takia, että kaikilla tasoilla esihenkilöillä on järkevän ja hallittavan kokoinen vastuu- ja toiminta-alue. Aluejakoja ei ole tehty viivoittimella, vaan alueet rakentuvat sen mukaan, miten palvelut saadaan tuotettua hallittavana kokonaisuuksina. Aluejaoissa on kysymys normaalista toimintatavasta ja organisoitumisesta.

Onko suunnitteilla, että osassa palveluissa olisi vuodenvaihteessa sulkuaikoja hallitun siirron takia?

Onhan se mahdollista, että kiireettömiä toimintoja suljettaisiin siirron ajaksi. Tavoitteena on, että kaikki toiminta, erityisesti ympärivuorokautinen toiminta, siirtyvät mahdollisimman keskeytyksettä ja muutoksetta vuoden vaihteen yli. Turvallisen siirtymän toteutumisen jälkeen vasta tehdään käytännön muutoksia.

Hyvinvointialueen palvelut - pelastuspalvelut

Minne ensihoito sijoittuu organisaatiossa?

Hyvinvointialueen omasta ensihoitopalvelutuotannosta vastaa Keski-Suomen pelastuslaitos. Vuoden 2023 aikana tarkastellaan ja päätetään hyvinvointialueen ensihoitopalveluiden kokonaisuus, sote-tike, kotiinvietävät palvelut, yhden hengen yksiköt ja kiireellisen ensihoidon tuottaminen. Sote-toimialan Sairaalapalvelut tuottavat ensihoidon kenttäjohtopalvelut, päivystyksen ja ensihoidon ylilääkärin sekä ensihoidon vastuulääkärin lääketieteellisen ohjauksen.

Mikä muuttuu pelastuspalveluissa vuodenvaihteessa?

Keski-Suomen pelastuslaitos jatkaa toimintaansa maakunnallisena pelastuslaitoksena. Hyvinvointialueen pelastuslaitoksella lakisääteiset tehtävät ja lisäksi sopimuksenmukaisesti ensivaste- ja ensihoitopalveluiden tuotanto ja kuntien varautumisen tukeminen. Ei muutoksia pelastuslaitoksen tehtävissä vuodenvaihteessa.

Tuleeko konkreettisia muutoksia pelastustoiminnan organisointiin pienissä kunnissa?

Ei konkreettisia muutoksia vuoden vaihtuessa. Tulevaisuutta tarkastellaan ja muutokset ovat riippuvaisia hyvinvointialueen päätöksenteosta.

Muutos ja osallisuus

Muutos herättää monenlaisia tunteita ja siihen suhtaudutaan eri tavoin. Mikä toimisi ohjeena muutoksessa eteenpäin menemiseen?

Muutos on mahdollisuus. Muutosjohtaminen on eilisen terminologiaa. Positiivisempi vaihtoehto muutosjohtamiselle on uudistuminen. Olemme uudistumassa yhdessä Keski-Suomen hyvinvointialueeksi. 26 kunnan yhteen laittaminen on uudistusprosessi. Muutoksesta puhuttaessa termeillä on väliä. 

Miten järjestöt voivat vaikuttaa hyvinvointialueen suunnitteluun?

Säännöllisissä järjestöfoorumeissa keskustellaan valmistelun ajankohtaisista asioista järjestönäkökulmasta. Seuraavan foorumin ajankohdan voit tarkistaa hyvaks.fi -tapahtumat-sivulta.

Järjestöjä on mukana Tulevaisuuden sosiaali- ja terveyskeskus -ohjelman kautta tapahtuvassa palveluiden kehittämistyössä sekä yhdenmukaisia toimintamalleja valmistelevissa sisältötyöryhmissä. Valmistelun tueksi hyvinvointialueelle on perustettu järjestöjen ja seurakuntien asiantuntijaryhmä. Järjestöiltä pyydetään myös kommentteja valmistelussa oleviin asioihin.

Mistä löytyy tietoa hyvinvointialueiden vertailuun? Erityisesti kiinnostaa, onko henkilöstörakenteessa ja määrässä eroja hyvinvointialueiden välillä?

Hyvinvointialueista löytyy tietoa soteuudistus.fi -verkkosivulta. Eri hyvinvointialueiden omilta verkkosivuilta löytyy tietoa esim. henkilöstömääristä. Myös Kevan ja KT:n verkkosivuilta löytyy lisätietoa hyvinvointialueista.

Milloin konsernipalveluiden rakenne ja henkilöstö selviää? Vuosi 2023 lähenee ja tulevaisuuttakin olisi suunniteltava. Esihenkilöt eivät kerro mitään. Joskus ihmetyttää, mitä heidän infoissaan puhutaan.

Aluehallitus valitsi tiistaina 11.10. konsernipalveluiden toimialajohtajaksi Lasse Lepän. Myös vastuualuejohtajat on valittu: strategiajohtaja Anu Pihl aloittaa 14.11.2022 ja palvelutuotannon tukipalvelujohtaja Hanna Vihavainen, 21.11.2022. Vastuualuejohtajien valintojen jälkeen edetään seuraavalle tasolle. Konsernipalveluiden rekrytoinnit ovat edenneet hitaammin johtuen tehtävien ulkoisista hauista, mikä johtui konsernipalveluiden uusista tehtävistä.

Saisiko nettisivulle organisaatiokaavion?

Organisaatiokaaviot löytyvät hyvinvointialueen verkkosivuilta Organisaatio -kohdasta.

Voisitteko tehdä jossain vaiheessa selkeän kaavion esihenkilö- ja johtajamääristä ennen hyvinvointialuetta ja hyvinvointialueelle siirtymisen jälkeen?

Henkilöstön määrä pysyy samana, kun 26 organisaatiosta tulee yksi iso organisaatio. Hyvinvointialueella on sama määrä henkilöstöä, jotka tarvitsevat esihenkilöitä. Hyvinvointialueella on myös sama määrä asukkaita ja asiakkaita, joille muodostetaan palveluja. Toiminnassa ei tapahdu valtavaa muutosta hyvinvointialueelle siirtymisen jälkeen. Liikkeenluovutuksen periaatteen mukaan ihmisten pitäisi siirtyä lähtökohtaisesti saman tasoisiin tai sitä lähinnä oleviin tehtäviin. Hallinnon puolella esihenkilöitä on paljon. Tulevaisuudessa hallinnon esihenkilöiden määrää joudutaan tarkastelemaan. Nyt kuitenkin kaikki siirtyvät hyvinvointialueelle.

Paljonko hyvinvointialueella on henkilöstöä? Kuinka moni heistä on sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisia?

Henkilöstöä on kaiken kaikkiaan yli 11 5000 viimeisimmän laskelman mukaan. Luvusta jakautuu pelastustoimen ja konsernipalveluiden erilaisiin tukipalvelutehtäviin joitakin henkilöitä. Sotetyötä tekeviä voisi olla arviolta noin 10 000

Viestintä ja identiteetti

Milloin on odotettavissa saada graafiset ohjeet lopullisesta visuaalisesta ilmeestä?

Brändikäsikirja on tulossa marraskuun alussa ja tulee sisältämään graafiset ohjeet. Vuodenvaihteessa käyttöönotettava logo löytyy verkkosivuilta.

Miten ja kuka sinne Howspaceen pääsee?

Esihenkilöstölle on jaettu käyttäjätunnuksia Howspace -työtilaan. Tunnuksista voi olla yhteydessä veera.virta(at)hyvaks.fi 

Mihin hyvinvointialueen yhteystiedot tulevat? Miten yhteystiedot näkyvät ammattilaisille ja asiakkaille?

Koko henkilöstön yhteystiedot tulevat löytymään intranetistä. Julkisille sivuille laitetaan hallinnon ja johdon yhteystiedot. Palvelujen asiointisivuilta löytyy palvelupisteiden puhelinnumerot ja muut yhteystiedot. Kaikki puhelinajanvaraukset löytyvät julkisilta verkkosivuilta palvelun tai asiointipisteen kohdalta.  

Säilyykö toimipaikkamme nimi ennallaan?

Tässä vaiheessa toimipaikkojen nimet säilyvät ennallaan, jotta asiakkaat löytävät toimipaikkoihin helposti. Tämä on tärkeää turvallisessa siirtymässä.

Näkyykö toimipaikkamme nimessä edelleen paikkakunta?

Jos se näkyy nyt, se näkyy jatkossakin. Kts. edellinen kysymys.

Onko hyvinvointialueella ja sen valmistelulla kirjaamoa? Mitkä ovat valmistelun yhteystiedot?

Hyvinvointialueella on kirjaamo. Sen sähköpostiosoite on kirjaamo(at)hyvaks.fi. Yhteystiedot ja esimerkiksi ostolaskutiedot löydät täältä. 

Voisiko esihenkilöinfon tallenteita laittaa johonkin henkilöstön nähtäväksi?

Tallenteet on viety esihenkilöiden yhteiselle tuki- ja keskustelualustalle Howspaceen.

Onko henkilöstöviestintä proaktiivista vai "katso intrasta", jos kiinnostaa?

Proaktiivisuuteen pyritään! Toivomme myös, että esihenkilöt vievät viestiä eteenpäin omille alueilleen. Pyrimme panostamaan vuorovaikutteisuuteen ja osallistamiseen, mille on tarvetta. Vuorovaikutteisuutta luodaan keräämällä palautetta, lisäksi esihenkilöt voivat keskustella muutoksesta Howspace-alustalla. 

Järjestetäänkö henkilöstölle infotilaisuuksia?

Kyllä järjestetään. Kaikki henkilöstölle suunnatut tapahtumat löytyvät verkkosivujen tapahtumat-osiosta.

Henkilöstöinfot: tapahtuma-ajat ja liittymislinkki tapahtumat-sivulla

Esihenkilöinfot: tapahtuma-ajat tapahtumat-sivulla, kalenterikutsut lähetetty.

Esihenkilöperehdytykset: joka torstai klo 12–13, kalenterikutsut lähetetty. Lisätietoa ohjelmasta tapahtumat-sivulla.

Miten hyvinvointialueen valmistelusta viestitään siirtyvälle henkilöstölle?

Hyvinvointialueen tulevalle henkilöstölle viestitään ensisijaisesti uutiskirjeillä ja erilaisilla infotilaisuuksilla (henkilöstön aamu- ja iltapäiväkahvit, esihenkilöinfot ja esihenkilöperehdytykset). Esihenkilöillä on merkittävä rooli muutoksen tukemisessa työyksiköissään. Esihenkilöitä onkin ohjeistettu ja kannustettu jakamaan tietoa ja käymään keskusteluja tiimiensä kanssa hyvinvointialueeseen liittyvistä aiheista. Tämän tueksi esihenkilöillä on käytössään Howspace-ympäristö, jonne kootaan materiaaleja ja ajankohtaista tietoa. Lisäksi HR-valmistelija Simo Oksanen kiertää toimipisteissä pitämässä henkilöstötilaisuuksia. Tapahtumien teemoista saat tietoa hyvaks.fi-sivuston Tapahtumat-osiosta, joista löytyy myös liittymislinkit. Hyvinvointialueen valmisteluvaiheessa nettisivuston Henkilöstö-osiosta löytyy lisätietoa.  
Keväästä saakka on rakennettu uutta Polku-intraa palvelemaan hyvinvointialueen jokaista 11 500 tulevaa työntekijää. Julkaisunsa jälkeen Polun on tarkoitus toimia ensisijaisena, kokoavana tiedonlähteenä koko henkilöstölle.  

Miksi pöytäkirjojen saapuminen kestää niin kauan? Uutiset kertovat henkilöstölle asiat ennen kuin virallinen tieto tulee.

Väärät käsitykset ovat vaarana, jos tietoa jaetaan ennen kuin asioista on virallista päätöstä. Jos asia on vasta menossa käsittelyyn, voidaan asiasta vielä päättää toisella tavalla. Pyrimme viestimään mahdollisimman nopeasti tehdyistä päätöksistä. Media toimii omalla tahdillaan ja periaatteillaan ehtien joskus edelle. Hyvinvointialueen hallinnon kokousten asialistat ovat julkisia monta päivää ennen kokouksia. Media voi tehdä uutisia asialistalla olevista aiheista, jotka ovat vasta tulossa päätettäviksi. Tällöin saattaa näyttää siltä, että asiasta olisi jo päätetty, vaikka asiaa vasta esitetään kokouksessa.  Mediassa ei ole etukäteen uutisia päätöksistä, vaan esityksistä. 

Laitoin 12 pv sitten kysymyksen esimiesten Howspace-tilaan. Millä aikataululla olisi tarkoitus saada vastauksia?

Pahoittelut vastauksen viivästymisestä. Kysymyksiin pyritään etsimään vastaukset mahdollisimman pian. Haastavaa on, kun Howspace ei ilmoita uusista kysymyksistä vaan vastaajien pitää muistaa erikseen käydä tarkastamassa uudet kysymykset. Howspacea on tarkoitus aktiivisesti ylläpitää ja päivittää sekä vastailla esihenkilöiden kysymyksiin. 

Esihenkilöiden valinnasta yms. esimiestyöhön liittyvistä asioista tiedotetaan paljon, mutta asiakastyön arkeen liittyvistä asioista ei tiedoteta. Tämä aiheuttaa turhaa ahdistusta ja harmia. Miksi keskeneräisestä valmistelusta ei tiedoteta?

Suurimmat tulossa olevat muutokset tulevat vasta myöhemmin, vuoden vaihteen jälkeen. Hyvinvointialueelle siirrytään vielä nykyisillä tehtävänkuvilla ja toimintamalleilla, ja nykyiset työpaikat ja työvälineet säilyvät. Vasta siirtymän jälkeen aluehallitus valmistelee suurempia muutoksia, joista tiedotetaan hyvissä ajoin. Jos muutoksia tulee, jokaisen kanssa tullaan käymään yt-keskusteluja. Vielä on paljon keskeneräisyyttä, jota joudumme vielä kestämään. Epätietoisuutta yritetään lievittämään avoimella viestinnällä.

Säilyykö Sairaala Novan logot ja brändi käytössä?

Kyllä säilyvät. Sairaala Novan ilmettä tullaan käyttämään sairaalan viestinnässä.

Missä vaiheessa tiedotus yhteyshenkilöistä muille viranomaisille menee Kela, TE-palvelut, AVI jne.?

Joulukuussa.

Milloin on hyvinvointialueen infot laaja-alaisen sotekeskuksen henkilökunnalle? Yhtään ei ole tiedossa.

Niitä valmistellaan parhaillaan ja vielä joulukuussa niitä on tarkoitus pitää. Palaamme ajankohtiin pikimmiten.

Viestintä - verkkosivut

Miten neuvotte lausumaan osoitteen "hyvaks.fi"?

Lausutaan "hyvakooäs piste fi" tai "hyväkooas piste fi". Usein a muuttuu ä:ksi ennen ks-loppua. Yleensä tämä on selkeämpi puheessa kuin "hyvaks". Hyvaks-lyhenne tulee sanoista hyvinvointialue Keski-Suomi.  

Miten OmaKS toimii verkkosivujen kanssa yhteen?

Keski-Suomen digitaalinen terveyskeskus OmaKS.fi jää omaksi asiointikanavakseen ja näkyy muiden asiointikanavien rinnalla hyvaks.fi-sivuilla. Kun jokin palvelu on mahdollista saada OmaKS.fi-sivuilta, se sinne myös laitetaan. OmaKS.fi laajentuu juuri ikääntyneiden verkkosivustoon tämän vuoden puolella. Samalla OmaKS:n sivujen ulkoasu muuttuu ja yhtenäistyy tulevien hyvaks-sivujen visuaalisen ilmeen kanssa. Vielä toistaiseksi OmaKS:ssä asioidaan oman verkko-osoitteen omaks.fi kautta. Pidemmän ajan tähtäin on, että OmaKS:n palvelu ja asiointi ammattilaisten kanssa sekä digitaalinen asiointi ja chätti siirtyvät hyvinvointialueen verkkosivujen alle.  

Mitä tapahtuu nykyisille verkkosivuille?

Kuntien verkkosivut tulevat säilymään.

Voimmeko jatkossa itse päivittää asiakkaille tärkeitä palvelualueemme tai työyksikkömme tietoja hyvinvointialueen nettisivuille – esimerkiksi aukiolo- ja palveluajat, henkilöiden ja puhelinnumeroiden vaihdokset jne.?

Tarkoituksena on, että tietoja päivitetään sieltä, missä ajantasainen tieto aukioloajoista ym. on.

Mistä verkkosivulta palvelut löytyvät vuodenvaihteen jälkeen?

Palvelut löytyvät Keski-Suomen hyvinvointialueen verkkosivulta www.hyvaks.fi. Lisäksi palvelut tulevat löytymään kuntien ja kuntayhtymien sivuilta siirtymävaiheessa vuodenvaihteen jälkeen. Jatkossa myös nykyisten organisaatioiden sivuilta tulee löytymään linkitykset hyvinvointialueen palveluihin.

Tuleeko sivuille mahdollisuus kuunnella kirjoitettua tekstiä tai tiedotteita viittomakielellä?

Verkkosivujen toimittaja tekee saavutettavuustarkistuksen ennen julkaisua värien, kuvien ja ulkoasun osalta. Kun sivut on saatu julki, suunnitteilla on myös tilata saavutettavuusauditointi koko sivustokokonaisuudelle ja myöhemmin intranetille. Tekstin kuuntelu on meillä myös kehityslistalla, ensimmäiseen sprinttiin ei sitä valitettavasti ehditty saada mukaan. Viittomankieliset tiedotteet hyvä idea, ainakin Jyväskylä näitä on menestyksellä tehnyt näitä jo pidempään. 

Tulevatko uudet sivut ensin vain organisaatiolle näkyviin, jotta esim. paikalliset yhteystiedot voidaan tarkistaa ennen julkaisua? Miten varmistutaan, että tiedot ovat oikein?

Ensin tiedot saadaan codeserveriin, ennen kuin ne integroituvat verkkosivuille. Codeserver on verkkosivujen versio, joka näkyy vain rajatulle porukalle. Tietojen ollessa näkyvillä codeserverillä, pystytään käsittelemään tietoa ennen julkaisua. Tietojen kommenttikierroksella tarkistetaan, että tiedot ovat varmasti oikein ja ne voidaan siirtää verkkosivuille.  

Onko yhteystiedot jo kerätty?

Verkkosivuprojekti on kerännyt palvelupisteiden ja asiointikanavien yhteystiedot. Pohjana on käytetty kuntien koostamia listoja palveluista, jotka on viety Exceliin ja syötetty järjestelmään.  

Ketkä ovat niitä nettipäivittäjiä?

Päivittäjien kartoitus on käynnissä. Yleistyönjako on, että asiointikanavien sivuja päivittävät he, jotka ovat siellä terveysasemalla töissä. Yleinen verkkosivujen päivitys on viestinnän vastuulla. Viestintä koordinoi ja kouluttaa sivujen päivittämistä.  

Millä kielillä sivusto on tarkoitus julkaista?

Alkuvaiheessa sivusto julkaistaan suomeksi. Sivuille tulee englanninkielinen perusosuus, jossa kerrotaan, että palveluihin pääsee myös englanniksi. Tämä on valtava projekti, joten tässä vaiheessa kokonaan englanninkielistä versiota ei pystytä vielä tekemään. Englanninkielisiä perustietoja täydennetään muilla kielillä. Englanninkielistä sivustoa laajennetaan, kun siihen löytyy aikaa.  

Onko meille nykyisille jyvaskyla.fi-sivujen päivittäjille tulossa tehtäviä sivujen siirron suhteen?

Sivujen päivittäjiin ollaan yhteydessä aiheen tiimoilta. Perustiedot (toimipistetiedot ja palvelukuvaukset) saadaan siirrettyä hyvin projektin sisällä eikä päivittäjille tule sen suhteen lisätehtäviä.  

Poistuvatko Sairaala Novan sivut kokonaan pois käytöstä puolen vuoden sisällä hyvinvointialueen alkamisesta?

Sivut poistuvat jossain vaiheessa ensi vuoden aikana. Voi olla, että sivut eivät poistu vielä puolen vuoden sisällä.  Kahden laajan verkkosivun pitäminen auki päällekkäin on kallista. Budjettia ei kannata käyttää kahden sivun ylläpitokustannuksiin. Kun tiedot on saatu siirrettyä selkeästi hyvinvointialueen sivuille, lakkaavat sairaalanova.fi-sivut olemasta.  

Milloin hyvaks.fi-verkkosivut avataan?

Verkkosivutyöryhmässä tehdään töitä kovasti sen eteen, että sivut olisivat joulukuussa julki. Tällä hetkellä otetaan viimeisiä askelia integraation aukeamisen kanssa. Integraatiolla tiedot saadaan liikkumaan codeserveristä hyvinvointialueen sivuille. Codeserver on verkkosivujen versio, joka näkyy vain rajatulle porukalle. Tämä on merkittävä askel, sillä silloin palvelut ja asiointikanavat saadaan näkymään hyvaks.fi -sivuilla. Tämä on isoin tekemättä oleva asia, jota vielä viilataan. Tämän jälkeen on enää kosmeettista sivujen viilausta edessä, kun muut palikat on saatu paikoilleen.   

Miten esimerkiksi epidemioihin ja muihin poikkeaviin tilanteisiin on varauduttu verkkosivuilla?

Poikkeustilailmoitukset ovat osana verkkosivujen työkalupakkia. Poikkeustilailmoituksia voidaan laittaa kolmessa eri värissä samaan aikaan, jos tilanteita olisi monta päällekkäin. Ilmoitukset voivat näkyä pelkästään etusivulla tai kaikilla sivuilla. Ilmoitukseen saadaan linkattua sisäinen tai ulkoinen uutinen. Sivuille saadaan erivärinen banneri, johon häiriötiedotteet tulevat näkyviin. Toimipistesivuille saa myös oman ilmoituksen, jos toimipisteessä olisi vaikka vesivahinko.  

Miten reagoidaan, jos asiakkaat antavat palautetta vanhentuneista tiedoista sivuilla?

Palaute tulee verkkosivupäivittäjille, jos palautteen antaja käyttää lomaketta, millä tiedustellaan tiedonsaannin onnistumisesta. Verkkosivujen päivittäjille tulee pääsy ikkunaan, josta näkee sivujen vastuuhenkilön. Vastuuhenkilöön ollaan suoraan yhteydessä ja hän pääsee päivittämään vanhentuneen tiedon, esimerkiksi puhelinnumeron, sivulle. Tieto korjautuu välittömästi verkkosivuille sekä suomi.fi-palveluvarantotietoon laajemminkin. 

Viestintä - intranet

Mitä tapahtuu nykyisille introille?

Kuntien intrat tulevat säilymään nykyisellään. Kokonaan liittyvien organisaatioiden, kuten Keski-Suomen sairaanhoitopiirin intra korvautuu hyvinvointialueen intralla.

Tuleeko hyvinvointialueelle intranetiä?

Tulee, hyvinvointialueen intranet on rakenteilla ja tavoitteena on saada se henkilöstön käyttöön marraskuun puolivälistä alkaen.